LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS
MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y DE PROCEDIMIENTOS PARA EL
TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

• DLK S.A.S.
DICIEMBRE DE 2016
TABLA DE CONTENIDO
LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS ............................................................................1
I. INTRODUCCIÓN .........................................................................................................2
II. OBJETIVO ..................................................................................................................2
III. ALCANCE ..................................................................................................................2
IV. NORMATIVIDAD APLICABLE ...................................................................................3
V. CONTENIDO DEL MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y DE PROCEDIMIENTOS
PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES...................................................3
VI. POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES ....................................4
1. Datos generales del DLK S.A.S como responsable del tratamiento de Datos
Personales...................................................................................................................4
2. Objetivos del Manual de Políticas de Tratamiento de Datos Personales ..................4
3. A quién se dirige la política de tratamiento de datos personales ..............................5
4. Ámbito de aplicación................................................................................................5
5. Definiciones importantes en el tratamiento de los datos...........................................6
6. Principios rectores para el tratamiento de datos personales.....................................8
7. Bases de Datos .......................................................................................................9
7.2. Bases de Datos en las que se recolectan Datos Especiales ...............................16
7.3. Registro de las bases de Datos...........................................................................16
8. Autorización del titular para el tratamiento de datos...................................................16
9. Autorización del titular para el tratamiento de los datos sensibles..............................17
10. Uso y finalidad del tratamiento de datos personales ................................................17
11. Aviso de Privacidad.................................................................................................19
12. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato .............................................20
13. Derechos de los titulares de los datos .....................................................................21
14. Procedimiento para el ejercicio de los derechos del titular de datos ........................21
15. Deberes de la Empresa como responsable y encargado del tratamiento.................23
16. Medidas de seguridad aplicadas al tratamiento de las bases de datos ....................24
17. Prohibiciones...........................................................................................................24
18. Designación de dependencia o persona encargada del trámite para que el titular de
los datos ejerza sus derechos de peticiones, consultas y reclamos...............................25
19. Modificación de la Política de tratamiento................................................................26
20. Entrada en vigencia de la Política de Tratamiento ...................................................26
I. INTRODUCCIÓN
Los lineamientos y reglamentaciones definidos en las leyes expedidas señalan el
tratamiento que se debe realizar de la información personal de todo aquel que tenga
relación con las empresas, sea cliente, proveedor o empleado de la misma, para el
cumplimiento de las leyes y decretos reglamentarios, se establece el presente Manual de
Políticas para el Tratamiento de Datos Personales, el cual contempla el manejo de
solicitudes de aceptación, consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de este tipo
de información.
II. OBJETIVO
A través del presente documento, se establece el Manual Interno de Políticas y de
Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales para la sociedad
El Manual Interno de Políticas y de Procedimientos para el Tratamiento de Datos
Personales ha sido elaborado de acuerdo con los lineamientos señalados en la
normatividad aplicable vigente sobre la materia. Y tendrá como alcance la aplicación a todas
las bases de datos donde se almacene información personal y que sean objeto de
tratamiento por parte de la sociedad.
III. ALCANCE
Estas políticas aplican para el tratamiento de la información personal de todos aquellos que
tengan relación con LA EMPRESA, sean terceros (entre los que se incluyen clientes y
proveedores) o empleados de la misma, de acuerdo a lo dispuesto por la ley.
IV. NORMATIVIDAD APLICABLE
Los aspectos más importantes para tener en cuenta según las leyes de protección de Datos
en Colombia son: La Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de Junio 27 de 2013, el Decreto
886 de 2014 y demás normas que las modifiquen, adicionen o complementen las cuales
deben ser aplicadas en el DLK S.A.S
La Ley 1581 de 2012 constituye el marco general de la protección de los datos personales
en Colombia.
NOTA: En la medida que decreto(s) que incorpore(n) cambios que modifiquen las leyes
anteriormente mencionadas, este Manual se ajustara de acuerdo a los cambios.
V. CONTENIDO DEL MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y DE PROCEDIMIENTOS
PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
1. Datos generales de la Empresa como responsable del tratamiento
2. Objetivos del Manual Interno de Políticas y de Procedimientos para el Tratamiento de
Datos Personales
3. A quién se dirige Manual Interno de Políticas y de Procedimientos para el Tratamiento
de Datos Personales
4. Ámbito de aplicación
5. Definiciones importantes en el tratamiento de datos
6. Principios rectores para el tratamiento de datos personales
7. Bases de Datos
8. Autorización del titular para el tratamiento de datos
9. Autorización del titular para el tratamiento de datos sensibles
10. Uso y finalidad del tratamiento de datos personales
11. Aviso de privacidad
12. Revocatoria de la autorización y/o supresión del Dato
13. Derechos de los titulares de los datos.
14. Procedimiento para el ejercicio de los derechos como titular del dato
15. Deberes de la Empresa como responsable del tratamiento
16. Medidas de Seguridad aplicadas al tratamiento de las bases de datos
17. Dependencia encargada del trámite para que el titular de los datos ejerza sus
derechos de peticiones, consultas y reclamos.
18. Modificación de la política de tratamiento
19. Entrada en vigencia de la política de tratamiento
VI. POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
1. Datos generales de la Empresa como responsable del tratamiento de Datos
Personales
Razón Social:
• DLK S.A.S
El presente Manual incluirá la sociedad anteriormente mencionada.
• NIT. 800.095.036 – 4
Domicilio: Carrera 14 86ª 45, Bogotá – Colombia
Ciudad: Bogotá
Teléfono: 571- 3 77 92 69
Página web:
Las páginas web de la empresas son las siguientes:
• http://www.dlkrestaurantes.com
2. Objetivos del Manual de Políticas de Tratamiento de Datos Personales
El presente Manual tiene por objeto proteger el derecho constitucional que tienen todas las
personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre
ellas en las bases de datos o archivos de propiedad de la DLK S.A.S, o cuyo tratamiento
ha sido encargado al DLK S.A.S, en desarrollo y cumplimiento de su objeto social, así como
los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refieren los artículos
15 (derecho a la intimidad) y 20 (derecho a la información) de la Constitución Política de
Colombia.
En este Manual de Políticas de Tratamiento de Datos Personales usted encontrará los
lineamientos legales y corporativos bajo los cuales el DLK S.A.S, realiza el tratamiento de
sus datos, la finalidad, sus derechos como titular, así como los procedimientos internos y
externos que existen para el ejercicio de tales derechos ante el DLK S.A.S,.
La empresa DLK S.A.S, entienden por protección de datos todas aquellas medidastomadas
a nivel físico, técnico y jurídico para garantizar que la información de los Titulares
– personas naturales - (proveedores, personal de la empresa DLK S.A.S, empleados, ex
empleados, clientes, etc.) registrados en la base de datos de la empresa DLK S.A.S, esté
segura de cualquier ataque o intento de acceder a ella por parte de personas no
autorizadas, así como que su uso y conservación sea adecuado a la Finalidad establecida
para la recolección de los Datos Personales.
Este Manual tiene como objetivo dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de
protección de datos, en especial a la Ley 1581 de 2012, al Decreto 1377 de 2013, al Decreto
886 de 2014, a la Resolución 886 de 2014 (y a las demás normas que los modifiquen,
adicionen, complementen o desarrollen).
3. A quién se dirige la política de tratamiento de datos personales
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales está dirigida todas las personas
naturales que tengan o hayan tenido alguna relación con la empresa DLK S.A.S, a saber,
empleados, ex empleados, clientes, proveedores, tanto activos como inactivos o cualquier
tercero cuyos Datos Personales se encuentran incluidos en las Bases de Datos de DLK
S.A.S
4. Ámbito de aplicación
El ámbito de aplicación de este Manual de conformidad con la Ley 1581 de 2012, serán
los datos de personas naturales registrados en todas las base de datos de propiedad de
la empresa DLK S.A.S, o cuyo tratamiento ha sido encargado a éstas.
El presente Manual aplicará al tratamiento de datos personales efectuado en territorio
colombiano o cuando la empresa DLK S.A.S, en su calidad de Responsable o Encargado
del Tratamiento de los Datos, dejare de estar domiciliada en el territorio nacional, más sin
embargo, le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y tratados
internacionales.
El régimen de protección de datos personales que se establece en el presente Manual no
será de aplicación de:
a) Las bases de datos o archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o
doméstico. Cuando estas Bases de Datos o archivos vayan a ser suministrados a terceros
se deberá, de manera previa, informar al Titular y solicitar su autorización. En este caso los
Responsables y Encargados de las bases de datos y archivos quedarán sujetos a las
disposiciones contenidas en la ley de Habeas Data.
b) Las Bases de Datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional,
así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el
financiamiento del terrorismo.
c) Las Bases de Datos que tengan como fin y contengan información de inteligencia y
contrainteligencia.
d) Las Bases de Datos y archivos de información periodística y otros contenidos
editoriales.
e) Las Bases de Datos y archivos regulados por la Ley 1266 de 2008.
f) Las Bases de Datos y archivos regulados por la Ley 79 de 1993.
5. Definiciones importantes en el tratamiento de los datos
Para la interpretación de las políticas y aplicación a las reglas contenidas en este Manual,
le pedimos tener en cuenta las siguientes definiciones:
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo
el Tratamiento de datos personales.
• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable
(siendo el responsable la sociedad DLK S.A.S), dirigida al Titular para el Tratamiento de
sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas
de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas,
y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de
Tratamiento.
• Causahabientes de los datos: persona que ha sucedido a otra por causa del
fallecimiento de ésta (heredero)
* Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables.
• Dato Privado: El dato privado es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo
es relevante para el titular.
• Dato Semiprivado: El dato semiprivado es aquel que no tiene naturaleza íntima,
reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su
titular sino a cierto sector personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y
crediticio.
• Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados
datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su
profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza,
los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos,documentos
públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas
que no estén sometidas a reserva.
• Datos Sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido
puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico,
la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos,
organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier
partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición,
así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• Datos Biométricos: Son aquellos rasgos físicos, biológicos o de comportamiento de un
individuo que lo identifican como único del resto de la población como Huellas dactilares,
Análisis del ADN.
• Empleado: Persona natural que en virtud de un contrato de trabajo se obliga a prestar un
servicio personal a otra persona natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o
subordinación de la segunda y mediante remuneración.
• Ex empleado: Persona natural que estuvo vinculada laboralmente con LA EMPRESA.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del
Responsable del Tratamiento.
• DLK S.A.S: Sólo para efectos de este documento, DLK S.A.S incluye en el Anexo No. 1
de este documento se menciona la titularidad que se encuentra en cabeza de la sociedad
anteriormente mencionada.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los Datos.
• Política de Tratamiento: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento
de datos personales aplicada por LA EMPRESA de conformidad con los lineamientos de la
legislación vigente en la materia.
• Proveedor / Marca: Para los efectos de este documento, toda persona natural o jurídica
que preste algún servicio a LA EMPRESA en virtud de una relación contractual.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, sea
empleados, ex empleados, proveedores, clientes tanto activos como inactivos de LA
EMPRESA o cualquiera que suministre datos personales a LA EMPRESA.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales,
tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o
Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información
o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se
encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los
mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto
la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable. Visitante:
persona (s) que están en un lugar por una duración inferior a 8 horas sin ejercer una
actividad que se remunere en el lugar visitado.
6. Principios rectores para el tratamiento de datos personales
La Ley 1581 establece en el Artículo 4 que los siguientes principios son rectores del
Tratamiento de sus Datos Personales y que la empresa DLK S.A.S, como entidades
respetuosas de la ley acatarán: • Principio de Legalidad: El Tratamiento de los datos
personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581
de 2012 en el Decreto 1377 de 2013 y en las demás disposiciones que las desarrollen. •
Principio de Finalidad: El Tratamiento de los datos personales debe obedecer a una
finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al
Titular. • Principio de Libertad: El Tratamiento de los datos personales sólo puede
ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos
personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia
de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. • Principio de Veracidad o
Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta,
actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales,
incompletos, fraccionados o que induzcan a error. • Principio de Transparencia: En el
Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del
Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones,
información acerca de la existencia de datos que le conciernan. • Principio de Acceso y
Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la
naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este
sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/opor
las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública,no
podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva,
salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido
sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley. • Principio de Temporalidad
del dato: agotada la finalidad para la cual fue recolectado y/o tratado el dato personal, el
responsable o encargado cesará su uso. Principio de Seguridad: La información sujeta a
Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá
manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas quesean necesarias para
otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso
no autorizado o fraudulento. • Principio de Confidencialidad: Todas las personas que
intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos
están obligadas a garantizar la reserva de la información,inclusive después de finalizada su
relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar
suministro o comunicación de datos personales
cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los
términos de la misma.
Deber de información: la empresa DLK S.A.S informará a los titulares de los datos
personales, así como a los responsables y encargados del tratamiento, del régimen de
protección de datos adoptado, así como la finalidad y demás principios que regulen el
tratamiento de esos datos. La empresa DLK S.A.S informará además sobre la existencia
de las bases de datos de carácter personal que custodien, los derechos y el ejercicio del
habeas data por parte de los titulares procediendo al registro que exige la ley
7. Bases de Datos
7.1. Bases de Datos en las que la empresa DLK S.A.S actúa como responsable y
encargada del tratamiento:
En el Tratamiento de los datos contenidos en las siguiente Base de Datos, la empresa DLK
S.A.S actúa tanto en calidad de “Responsables”, toda vez que son quienes recaudan la
información y toman las decisiones sobre el Tratamiento de los datos, como en calidad de
“Encargadas”, en la medida en que son quienes realizan el Tratamiento de los datos.
A continuación se mencionan las 4 Bases de Datos sobre las cuales la empresa DLK
S.A.S realiza tratamiento de información personal:
7.1.1. Base de Datos de Proveedores
Descripción
Esta base de datos corresponde a la información personal que se recolecta sobre las
personas naturales proveedores de bienes y servicios que ofrecen, prestan servicios o
venden productos a la empresa DLK S.A.S
Contenido
Esta base de datos contiene la siguiente información: nombre de la persona, el número de
identificación, el teléfono, el correo electrónico, la dirección de contacto, la persona de
contacto, la actividad económica, la información financiera, referencias comerciales,
referencias personales, contratos realizados con otros terceros, el régimen y datos
necesarios para cumplir con la finalidad de esta base de datos..
Forma en que se recopilan los datos
La información primordialmente se obtiene a través del formato de creación de terceros. En
este formato el proveedor autoriza para verificar la información suministrada, reportar,
almacenar, actualizar, consultar, procesar, compilar, intercambiar, suministrar, grabar,
solicitar y divulgar la información de carácter personal ante cualquier operador, centrales
de información del Sector Financiero con fines estadísticos, de control, supervisión,
pruebas de mercadeo, actualización o verificación información de conformidad con lo
preceptuado en la ley de habeas data y de protección de datos personales.
Finalidad
La información contenida en esta base de datos tiene por finalidad crear al proveedor en
el sistema de la empresa DLK S.A.S., cumplir con las obligaciones derivadas del contrato
comercial, realizar pagos, realizar transferencias bancarias asociadas a los servicios
prestados a la empresa DLK S.A.S, llevar un control de los proveedores, facturar los
servicios o productos adquiridos, llevar control de pagos y de niveles de compras, enviar
reportes a DIAN, y a la Secretaria de Hacienda Departamental y en general entidades
tributarias, de conformidad con lo dispuesto en la normatividad colombiana. Igualmente,
es utilizada para contactarlos para contratar de nuevo.
La Base de Datos de Proveedores también puede ser utilizada para dar cumplimiento a
las obligaciones contraídas con proveedores así como evaluar la calidad de productos y
servicios.
Tratamiento
La información personal contenida en esta base de datos es objeto de recolección, de
procesamiento, de almacenamiento y de uso.
Para DLK S.A.S el área responsable de esta información es el área de Contabilidad. Esta
información se encuentra contenida en las instalaciones de la Cabrera, en los Sistemas
Siigo, Aldelo, Gamasab y en carpetas físicas.
Los proveedores titulares de la información personal, han dado autorización a la empresa
DLK S.A.S. para verificar la información suministrada, así como para reportar, almacenar,
actualizar, consultar, procesar, compilar, intercambiar, suministrar, grabar, solicitar y
divulgar la información de carácter obtenida a Centrales de Información con fines
estadísticos, de control, supervisión, pruebas de mercadeo, actualización o con fines de
verificación de información de conformidad con lo preceptuado en la ley de habeas data.
De manera tal que con esta autorización, la información puede ser compartida con
Centrales de Información.
Sobre las medidas de seguridad, la empresa DLK S.A.S han previsto códigos de acceso
y usuarios restringidos que sólo pueden consultar esta información. De manera tal que sólo
los usuarios que crean la información tienen permiso para su uso, es decir las áreas de
Compras, de Impuestos y de Contabilidad.
Adicionalmente, esta base de datos cumple con las finalidades generales establecidas en
el aparte 10 del presente Manual.
Vigencia
Esta base de datos se encuentra vigente mientras exista la relación comercial con el
proveedor más un periodo adicional de 10 años. Así mismo se conserva un archivo histórico
de los proveedores que han estado vinculados con DLK S.A.S. Es importante
tener presente que DLK S.A.S cuenta con una Política de Archivo. De manera tal que la
temporalidad de esta base de datos es concordante con la Política de Archivo.
7.1.2. Base de datos del personal de la empresa (empleados):
Descripción:
Esta Base de Datos contiene la información que se recolecta sobre los empleados y
contratistas (vinculados a través de contratos de trabajo y de prestación de servicios),
estudiantes en práctica y aprendices del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA y es
manejada por el Área de Talento Humano de la empresa DLK S.A.S.
Contenido:
La información personal contenida en esta Base de Datos contiene los siguientes datos
personales: nombre, apellidos, cédula de ciudadanía, fecha y lugar de expedición, fecha y
lugar de nacimiento, edad, sexo, estado civil, lugar de residencia, dirección, teléfono fijo y
celular, ciudad, sueldo, fecha de ingreso, fecha de examen médico, AFP, EPS, AFC, los
datos de familiares incluidos los niños, niñas y adolescentes en el primer grado de
consanguinidad es suministrada por los colaboradores directamente por medio de la
Intranet (módulo de autogestión), datos de registro biométrico (Huella) es suministrada por
el área administrativa y algunos punto de venta en prueba, cargo, nivel de estudios, los
datos de la persona a contactar en caso de emergencia se maneja en la carpeta del
colaborador en los puntos de venta la relacionan, número de cuenta bancaría paranómina,
entidad bancaria y ciudad.
La empresa también recopila los siguientes datos sensibles: Grupo Sanguíneo, información
que es suministrada por los colaboradores directamente por medio de la intranet (Módulo
de Autogestión).
Forma en que se recopilan los datos
El Área de Desarrollo Humano recoge la información contenida en esta base de datos del
proceso de contratación de personal, de la hoja de vida y del examen médico. Los Datos
son solicitados a los Titulares a través del Contrato laboral o de prestación de servicios.
Finalidad
Los datos anteriormente mencionados únicamente se recopilan con el fin de cumplir con
las obligaciones derivadas del contrato laboral, dentro de los que están, la atención de
solicitudes, la generación de certificados y constancias, la afiliación a las entidades del
Sistema de Protección Social, la realización de actividades de Bienestar Laboral, el
levantamiento de registros contables, los reportes a autoridades de control y vigilancia, la
adopción de medidas tendientes a la prevención de actividades ilícitas, pagar impuestos,
comunicación en caso de ausencia, entre otros fines administrativos, comerciales y de
contacto.
Los datos sensibles como la huella, se utilizan para el pago de la nómina de personal
operativo y el grupo sanguíneo u otra información relacionada con la salud del trabajador,
se utiliza en casos de emergencia, o para el reporte ante las entidades del Sistema de
Seguridad Social en Salud.
Tratamiento
El tratamiento que recibe esta base de datos por parte de LA EMPRESA en su condición
de responsable y encargada incluye la recolección, el almacenamiento y el uso. Los datos
también son utilizados para enviar reportes a las entidades administrativas que lo soliciten,
con base en las normas del Sistema de Seguridad Social y complementarias.Los datos
de empleados se encuentran contenidos en físico en las instalaciones de La cabrera y en
el Sistema Siigo.
En cuanto a las medidas de seguridad, la información personal contenida en esta base de
datos sólo la puede consultar quien la crea y quien tiene permiso para uso, es decir el área
de Talento Humano.
Adicionalmente, esta base de datos cumple con las finalidades generales establecidas en
el aparte 10 del presente Manual.
Vigencia
Esta Base de Datos estará vigente mientras exista la relación laboral entre el empleado y
LA EMPRESA, y por diez (10) años más contados a partir de la fecha de liquidación del
contrato. Sin embargo, para asuntos de aportes a pensiones LA EMPRESA conservar en
archivo esta información mínimo por 90 años. Así mismo LA EMPRESA conserva la
información en un archivo histórico de las personas que han estado vinculadas a LA
EMPRESA.
7.1.3. Base de datos de clientes:
Descripción
Esta base de datos corresponde a la información de los clientes de la empresa DLK
S.A.S quienes adquieren los diferentes bienes y servicios.
Contenido
Esta base de datos contiene la siguiente información personal: nombre, identificación,
teléfono, Correo electrónico, número de Celular, dirección y domicilio.
Forma en que se recopilan los datos
La información se obtiene a través de los siguientes medios:
Por las Páginas web de DLK S.A.S:
• http://www.dlkrestaurantes.com
• A través del formato de creación de terceros
• Por teléfono.
Finalidad
La información contenida en esta base de datos tiene por finalidad permitir a LA EMPRESA
cumplir apropiadamente con su objeto de venta de alimentos y bebidas y prestar un buen
servicio.
La información personal de clientes obtenida por DLK S.A.S tiene por finalidad atender el
despacho de pedidos a través del Call Center, al igual que para quejas o preguntas.
Adicionalmente, esta base de datos se utiliza para dar cumplimiento a obligaciones
contraídas con clientes, evaluar la calidad de productos y servicios, informar sobre nuevos
productos o servicios relacionados, y llevar a cabo campañas, promociones o concursos de
carácter comercial o publicitario. Esta base de datos también se utiliza para información
comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o
promociones de tipo comercial.
Tratamiento
La información personal contenida en esta base de datos es objeto de recolección, de
procesamiento, de almacenamiento y de uso. Para los casos de consulta se recolecta y
almacena.
La autorización se obtiene en La Taqueria con la aceptación de términos en la páginaweb,
o la autorización se obtiene a través del Call Center y queda grabada. Quienes han
suministrado sus datos en la página web, han otorgado autorización con la aceptación de
términos en la página.
Sobre las medidas de seguridad, se tienen mecanismos y herramientas para que sólo
pueda consultar la información quien la crea y quien tiene permiso para uso.
Adicionalmente, esta base de datos cumple con las finalidades generales establecidas en
el aparte 10 del presente Manual.
Vigencia
La información personal contenida en esta base de datos es custodiada mientras dura la
relación comercial con el cliente más un periodo adicional de 10 años.
Si en un caso individual, existen indicios de una necesidad de protección o de interés
histórico de estos datos, se prolongará el plazo de almacenamiento de estos datos hasta
que se haya aclarado la necesidad legal de protección.
7.1.4. Base de Servicio al Cliente (PQRF)
Descripción
Esta base de datos corresponde a la información de los clientes de la empresa DLK
S.A.S quienes hacen uso de diferentes canales de servicio al cliente.
Contenido
Esta base de datos contiene la siguiente información personal: nombre teléfono, celular,
caso de incidencia presentada, punto de venta, coordinador encargado del punto de venta
y acciones a tomar.
Forma en que se recopilan los datos
La información de esta base de datos se obtiene a través de las redes sociales Facebook
y Twitter. Al respecto, es importante tener en cuenta que, con el acceso a estas redes
sociales y a través de sus políticas de uso, los titulares aceptan los términos y condiciones
de uso y de privacidad, en las cuales se reconoce que su voluntad precisamente compartir
la información en redes sociales. De manera que se trata de conductas inequívocas de los
titulares, que constituyen una forma tácita de otorgar autorización.
En efecto, los términos y condiciones establecidos en Twitter establecen que los titulares
de los datos personales autorizan a la red social a utilizar su información, y por lo tanto a
transferirla y almacenarla en el país en los que operan. Por su parte, las políticas de
privacidad de Facebook establecen que los titulares son propietarios de todo el contenido
y la información que publican en la red social y controlan cómo se comparte a través de la
configuración de la privacidad y de las aplicaciones. De manera que la informaciónobtenida
en redes sociales, al ser una información cuyo titular quiso que se hiciera pública, si sólo
es utilizada en las redes sociales no requiere autorización de su titular. Sin embargo si la
información se extrae y se construye una base de datos sí requiere de autorización previa
y expresa de su titular.
1 Twitter establece que sus servicios están principalmente diseñados para ayudar a sus
usuarios a compartir información con el mundo, pues la mayoría de la información que los
titulares facilitan a través de los Servicios de Twitter es información que el titular pide que
se haga pública. Esta información incluye los mensajes twitteados; los metadatos facilitados
con los Tweets el idioma, el país y la zona horaria asociados a su cuenta; las listas que
crea, las personas a las que sigue, los Tweets que retwittea o marca como Me gusta, y
demás informaciones que se generan mediante el uso de los Servicios de Twitter.
Adicionalmente Twitter advierte que cuando comparta información o contenidos como
fotografías, videos y enlaces a través de los Servicios, debería reflexionar
cuidadosamente sobre aquello que está publicando.
La información también se obtiene a través de las páginas web de la empresa:
• http://www.dlkrestaurantes.com
El área de Servicio al Cliente es la encargada del tratamiento de la información de esta base
de datos al interior de LA EMPRESA.
Finalidad
La información contenida en esta base de datos tiene por finalidad hacerle seguimiento y
atención a las peticiones, quejas y reclamos del cliente. Asimismo, la finalidad de esta base
de datos es generar estadísticas internas de servicio al cliente.
Esta base de datos cumple con las finalidades generales establecidas en el aparte 10 del
presente Manual.
Tratamiento
La información personal contenida en esta base de datos es objeto de recolección,
procesamiento, almacenamiento, uso y circulación interna.
Cada cadena tiene un formulario, (a través de las plataformas de contáctanos, háblanos y
trabaja con nosotros), el cual llega a una plataforma coordinada por el Área de Servicio al
Cliente. La respectiva área descarga y alimenta esta base de datos.
El área de Servicio al Cliente tiene acceso a esta base de datos y la comparte internamente
con los coordinadores.
La información es custodiada en un computador al cual tiene acceso el respectivo
funcionario bajo un sistema de ingreso por claves. Esta base de datos es utilizada en las
áreas de cada de departamento para fines estadísticas, de gestión y para los demás fines
indicados en el numeral anterior.
Estos datos son intransferibles y confidenciales.
Sobre las medidas de seguridad, los datos sólo son manejados por el personal de la
EMPRESA y nadie ajeno a la misma tiene acceso a estos datos de manera que la seguridad
se garantiza mediante directorio activo de Windows para uso de lectura o modificación por
grupos de usuario o usuarios. Así las cosas, la información se garantizaa través de
medidas de seguridad de claves de computadores de las áreas o funcionarios autorizados,
así como claves y roles de los sistemas de información así como la segregación de roles y
perfiles.
Adicionalmente, esta base de datos cumple con las finalidades generales establecidas en
el aparte 10 del presente Manual.
Vigencia
Esta base de datos ha venido siendo recopilada desde el mes de junio del año 2016 y estará
vigente por el término de 6 años siguientes a la fecha del registro individual deldato
personal. Si en un caso individual, existen indicios de una necesidad de protección o de
interés histórico de estos datos, el plazo de almacenamiento de estos datos seprolongará
hasta que se haya aclarado la necesidad legal de protección.
Adicionalmente y dado que la EMPRESA cuenta con una Política de Archivo, la
temporalidad de esta base de datos es concordante con la Política de Archivo.
7.2. Bases de Datos en las que se recolectan Datos Especiales
7.2.1. Bases de datos Sensibles
Para los efectos del manejo de los Datos Sensibles, LA EMPRESA ha obtenido la
correspondiente autorización de los Titulares cuya información reposa en sus Bases de
Datos y obtendrá la autorización de manera previa, siempre que se trate de nuevos datos.
Para el tratamiento de los datos sensibles LA EMPRESA ha cumplido con las siguientes
obligaciones:
• Informó al Titular que por tratarse de Datos Sensibles, no estaba obligado a autorizar su
tratamiento.
• Informó al Titular cuáles de los datos son Sensibles y la finalidad del Tratamiento.
• LA EMPRESA no condiciona ninguna actividad a que el Titular suministre Datos
Sensibles.
7.2.2. Base de Datos Personal
Esta base de datos se encuentra descrita en el numeral 7.1.1 del presente Manual.
7.3. Registro de las bases de Datos
De conformidad con lo dispuesto en el Decreto 886 de 2014 las bases de datos
anteriormente mencionadas serán inscritas en el Registro Nacional de Base de Datos.
8. Autorización del titular para el tratamiento de datos
De acuerdo al artículo 5 del Decreto 1377 de 2013, LA EMPRESA como Responsable del
Tratamiento ha elaborado un formato de “Autorización para el Tratamiento de Datos
Personales” y ha adoptado procedimientos para solicitarle, a más tardar en el momento
de la recolección de sus datos personales, su autorización para el Tratamiento de los
mismos e informarle cuáles son los datos personales que serán recolectados así como
todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene su
consentimiento.
Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia
del medio por el cual se tenga acceso, pueden ser tratados por LAEMPRESA, siempre y
cuando, por su naturaleza, sean Datos Públicos.
Se entenderá que la autorización otorgada por el Titular a LA EMPRESA, cumple con los
requisitos exigidos en la legislación vigente aplicable, cuando ésta se manifieste: • Por
escrito • De forma oral • Mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir
de forma razonable que éste otorgó a LA EMPRESA la autorización respectiva. En ningún
caso su silencio será asimilado por LA EMPRESA como una conducta inequívoca.
LA EMPRESA ha establecido canales para que el Titular de los datos, pueda en todo
momento solicitar como Responsable o Encargado del Tratamiento, la supresión de sus
datos personales y/o revocar la autorización que nos ha otorgado para el Tratamiento de
los mismos.
9. Autorización del titular para el tratamiento de los datos sensibles
En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible
conforme a lo establecido en el Artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, LA EMPRESA cumplirá
con las siguientes obligaciones:
9.1. Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su
Tratamiento.
9.2. Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la
autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que
serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad de su Tratamiento, y además
obtener su consentimiento expreso.
Ninguna de las actividades que realiza LA EMPRESA está ni estará condicionada a que
el titular suministre sus datos personales sensibles.
10. Uso y finalidad del tratamiento de datos personales
LA EMPRESA como entidad respetuosa de la privacidad de las personas reconoce que el
Titular de los datos personales tiene derecho a contar con elementos adecuados que
garanticen la misma, teniendo en todo caso para ello en cuenta sus responsabilidades,
derechos y obligaciones.
En virtud de la relación que se ha establecido o se establezca entre el Titular de los datos
personales y LA EMPRESA, es importante que este conozca que LA EMPRESA recolecta,
registra, almacena, usa los datos personales de los Titulares, para su propiouso con los
propósitos que fueron solicitados o por requerimientos de las entidades públicas.
Los Datos Personales de los Titulares son utilizados por LA EMPRESA para: • Ejecutar las
actividades propias de LA EMPRESA para cumplir su objeto social, todo lo cual se hará
con base en la finalidad de la Base de Datos en la que reposan los Datos Personalesde los
Titulares. • Ofrecerle los productos, servicios y o beneficios que buscan satisfacer las
necesidades de los Titulares, o los productos y servicios de LA EMPRESA, lo cual puede
hacerse por medios físicos o a través de correos electrónicos y/o terminalesmóviles. •
Enviar la información a entidades gubernamentales por exigencia legal. • Consultar
información en las listas de control (Listas Nacionales e Internacionales), consultar a la
CIFIN, a las centrales de información, Lista Clinton, Procuraduría, Contraloría, Policía
Nacional, DIJIN con el fin de preservar la confianza y transparencia entre el Titular de los
Datos y LA EMPRESA • Soportar procesos de auditoría externa e interna. • Para la
ejecución de procesos de índole judicial y extrajudicial en los casos permitidos por los
Estatutos y Reglamentos de LA EMPRESA. • Registrar la información de Empleados, ex
empleados, proveedores, clientes (activos e inactivos) en las bases de datos de LA
EMPRESA, para el envío de información contractual, comercial y obligacional a que
hubiere lugar. • Para verificación de referencias de empleados, ex empleados, proveedores,
clientes (activos e inactivos) en las bases de datos. • Respecto de la recolección y
tratamiento de datos realizados mediante mecanismos automatizados con el objeto de
generar registros de actividad de los visitantes y registros de audienciaLA EMPRESA,
sólo podrá utilizar dicha información para la elaboración de informes que cumplan con los
objetivos señalados. En ningún caso podrá realizar operaciones que impliquen asociar
dicha información a algún usuario identificado o identificable.
Los Datos Personales serán utilizados por LA EMPRESA sólo para los propósitos aquí
señalados, por lo tanto, LA EMPRESA no venderá, licenciará, transmitirá o divulgar los
Datos Personales, salvo que: • El Titular autorice expresamente a hacerlo • La información
del Titular tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro
proceso de restructuración de LA EMPRESA • Sea permitido por la ley.
Para el manejo interno de los Datos, éstos podrán ser conocidos por el personal autorizado
de LA EMPRESA, lo cual incluye la Asamblea General de Accionistas, la JuntaDirectiva, la
Revisoría Fiscal, la Presidencia, las Vicepresidencias y las Gerencias.
LA EMPRESA podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas
funciones o información. Cuando ello ocurra, dichos terceros estarán obligados a proteger
los Datos Personales en los términos exigidos por la ley y en su condición de Encargados
del manejo de las Bases de Datos de LA EMPRESA.
En el caso de transmisión de datos personales, LA EMPRESA suscribirá el contrato de
transmisión a que haya lugar en los términos del Decreto 1377 de 2013.
Igualmente, LA EMPRESA podrá transferir o transmitir (según corresponda), guardando
las debidas medidas de seguridad, los datos personales a otras entidades en Colombia o
en el extranjero para la prestación de un mejor servicio, de conformidad con las
autorizaciones que hayan sido otorgadas por los Titulares de los datos personales.
Una vez cese la necesidad de Tratamiento de los Datos Personales, los mismos serán
eliminados de las bases de datos de LA EMPRESA en términos seguros.
11. Aviso de Privacidad
Esta leyenda se encuentra impresa en todos los formularios o documentos por medio de
los cuales se recolecta información de los proveedores, trabajadores, clientes y demás
titulares de los datos personales que maneja LA EMPRESA. Cuando se recolectan de
manera verbal, esta leyenda es comunicada al Titular de igual forma, y de la autorización
se deja constancia a través de medios técnicos dispuestos para el efecto.
Aviso de Privacidad:
LA EMPRESA declara que protege los datos personales suministrados por los titulares en
virtud de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 e informa a éstos que los datos personales
serán utilizados en los términos dados en la autorización por el titular del dato.
2 En el aviso de privacidad se incluirá el nombre de la empresa DLK S.A.S que
corresponda
Los datos personales suministrados por el Titular serán utilizados por LA EMPRESA para
los fines previstos en el Manual Interno de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento
de Datos Personales.
Los datos serán objeto de recolección, almacenamiento, actualización, y copia de seguridad
de conformidad con lo previsto en el Manual Interno de Políticas y Procedimientos
para el Tratamiento de Datos Personales.
El Responsable y Encargado del Tratamiento de los datos será la empresa DLK S.A.S. El
tratamiento podrá realizarse directamente por LA EMPRESA o por el tercero que esta
determine.
Vigencia de los datos: Los datos personales suministrados por los Titulares se mantendrán
almacenados de acuerdo con lo dispuesto en el Manual Interno de Políticas y
Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales. 26
El Titular tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar, revocar, solicitar la supresión,
presentar quejas y reclamos y demás derechos contenidos en la ley 1581 de 2012 y sus
Decretos Reglamentarios, respecto de los datos suministrados.
El titular puede conocer el Manual Interno de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento
de los Datos de LA EMPRESA a través de los siguientes links:
• http://www.dlkrestaurantes.com
Los datos de contacto de LA EMPRESA son: teléfono: 571-3779269 en la ciudad de
Bogotá, correo electrónico: servicioalcliente@dlksa.net, Dirección: Carrera 14 86a 45,
Bogotá – Colombia, Dependencia Encargada : Área de Servicio al Cliente.
Autorización:
Para la página web:
LA EMPRESA declara que protege los datos personales de conformidad con lo dispuesto
en la Ley 1581 de 2012.
Con la aceptación de esta autorización usted declara que todos los datos aquí contenidos
son exactos y veraces. Los datos personales suministrados por Usted son utilizados por LA
EMPRESA para la venta y prestación de nuestros servicios, atender peticiones, evaluar la
calidad de sus productos y servicios, información comercial sobre nuevos productos o
servicios, llevar a cabo campañas publicitarias, promociones o concursos de acuerdo con
su Política de privacidad que podrá ser consultada en el siguiente POLITICA DE
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
A través de esta aceptación usted manifiesta haber leído y comprendido la Política de
Tratamiento de Datos Personales de la EMPRESA y por ende, acepta libremente el
tratamiento que se le dará a sus datos personales, que incluye almacenar, procesar,
disponer, así como transferir dichos a las personas naturales o jurídicas de acuerdo con las
finalidades y condiciones mencionadas en la Política de Privacidad.
Firma Fecha:
Guión de telemercadeo:
Esta llamada será gravada para garantizar la calidad del servicio
Apreciado cliente. Los datos personales suministrados por usted, serán utilizados de
conformidad con nuestras políticas de privacidad que se encuentran en nuestras páginas
web:
http://www.dlkrestaurantes.com
De conformidad con nuestras políticas ¿Autoriza usted, que LA EMRPESA le dé
tratamiento a sus datos personales?
Respuesta: Sí (se puede continuar con la recolección de los datos)
Respuesta: No (no se puede continuar con la recolección de los datos)
12. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato
De acuerdo al artículo 8 del Decreto 1377, LA EMPRESA ha dispuesto un mecanismo
gratuito y ágil a través del cual el Titular puede en todo momento, y siempre que no medie
un deber legal o contractual que así lo impida, solicitar a LA EMPRESA la supresión de los
datos personales y/o revocar la autorización que ha otorgado para el Tratamiento de los
mismos, mediante la presentación de una solicitud (Ver capítulo 14 de este Manual).
Si vencido el término legal respectivo, LA EMPRESA no elimina de las bases de datos los
datos personales del Titular que lo solicitó, el Titular tendrá derecho a solicitar a la
Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o
la supresión de los datos personales.
13. Derechos de los titulares de los datos
La Ley 1581 de 2012, en su artículo 8, establece los siguientes derechos que le asisten al
Titular en relación con sus datos personales: a. Conocer, actualizar, cancelar y rectificar sus
datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento.
Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos,
fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente
prohibido o no haya sido autorizado. b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al
Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para
el Tratamiento. c. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del
Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. d.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo
dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y en las demás normas que la modifiquen, adicionen o
complementen. e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el
Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Los canales que existen en LA EMPRESA para el ejercicio de los derechos como Titular
de los datos se encuentran previstos en el Capítulo 14 del presente Manual.
14. Procedimiento para el ejercicio de los derechos del titular de datos
Según el artículo 20 del Decreto 1377, los derechos de los Titulares establecidos en la
Ley 1581, podrán ser ejercidos ante LA EMPRESA por las siguientes personas: a. Por el
Titular de los datos, quien deberá acreditar ante LA EMPRESA su identidad en forma
suficiente por los distintos medios o mecanismos que tenemos a su disposición. b. Por los
causahabientes del Titular de los datos, quienes deberán acreditar tal calidad ante LA
EMPRESA. c. Por el representante y/o apoderado del Titular de los datos, previa
acreditación ante LA EMPRESA de la representación o apoderamiento. d. Por estipulación
a favor de otro o para otro. De acuerdo con lo previsto en la ley 1581, en sus artículos 14 y
15, para el ejercicio de cualquiera de los derechos que le asisten como Titular de los datos,
usted podrá utilizar ante LA EMPRESA cualquiera de los mecanismos que se establecen
a continuación:
1. Procedimiento para Consultas:  Los Titulares, sus causahabientes, sus
representantes o apoderados, podrán consultar la información personal del Titular que
repose en las base de datos de LA EMPRESA.  LA EMPRESA como Responsable y/o
Encargada del Tratamiento suministrará la información solicitada que se encuentre
contenida la base de datos o la que esté vinculada con la identificación del Titular.  El
titular acreditará su condición mediante copia del documento pertinente y de su documento
de identidad que podrá suministrar en medio físico o digital, en caso de que el titular esté
representado por un tercero, deberá allegarse el respectivo poder, que deberá contener el
respectivo contenido ante notario, el apoderado deberá igualmente acreditarsu identidad
en los términos indicados.. – La consulta se formulará a través de los canalesque para
dicho efecto han sido habilitados por LA EMPRESA y en especial a través de
comunicación escrita o electrónica, dirigida a la dependencia y persona indicada en el
capítulo 18 del presente Manual. La consulta será atendida por LA EMPRESA en un
término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la
misma.  Cuando no fuere posible para LA EMPRESA atender la consulta dentro de dicho
término, lo informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la
fecha en que atenderá su consulta, la cual en ningún caso superará loscinco (5) días
hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Se podrán consultar deforma gratuita
los datos personales al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan
modificaciones sustanciales de las Políticas establecidas en este Manual que motiven
nuevas consultas.
Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, LA EMPRESA
podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de
documentos.
2. Procedimiento para Reclamos: Los Titulares, sus causahabientes, sus
representantes o apoderados, que consideren que la información que se encuentra
contenida en las bases de datos de LA EMPRESA debe ser objeto de corrección,
actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de
los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante LA EMPRESA como
Responsable y/o Encargada del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes
reglas:  El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida a LA EMPRESA, con
la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la
dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.  Al reclamo deberá
adjuntarse fotocopia del documento de identificación del Titular de los datos.  El reclamo
se formulará a través de los canales que para dicho efecto han sido habilitados por LA
EMPRESA, y se dirigirá a la dependencia y a la persona indicada en el capítulo 18del
presente Manual.
 Si el reclamo resulta incompleto, LA EMPRESA requerirá al interesado dentro de los
cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. 
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento realizado por LA EMPRESA,
sin que el solicitante presente la información requerida, LA EMPRESA entenderá que se
ha desistido del reclamo.  En caso que quien reciba el reclamo no sea competente para
resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles
e informará de la situación al interesado.  Una vez LA EMPRESA reciba el reclamo
completo, incluirá en la base de datos una leyenda que indique: “reclamo en trámite” y el
motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.Dicha leyenda deberá
mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.  El término máximo para atender el
reclamo por parte de LA EMPRESA será de quince (15) días hábiles contados a partir del
día siguiente a la fecha de su recibo.  Cuando no fuere posible para LA EMPRESA atender
el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y
la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8)
días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
3. Canales Habilitados: Los derechos de los titulares podrán ser ejercidos por las
personas antes señaladas a través de los canales que han sido habilitados por LA
EMPRESA para dicho efecto, los cuales se encuentran a su disposición de forma gratuita,
así:  A través de la dirección de correo electrónico: servicioalcliente@lataqueria.com.co;
Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam.
Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. A través de las páginas web de LA
EMPRESA:
• http://www.dlkrestaurantes.com
A través del conmutador de LA EMPRESA: 571-3779269 en la ciudad de Bogotá, Servicio
al Cliente en el horario: De Lunes a Viernes entre de 08:00 a.m. a 12:00 m. y de 02:00
p.m. a 05:30 p.m., el cual sólo estará habilitado para el trámite de consultas, o a la siguiente
dirección: Carrera 14 86ª 45, en la ciudad de Bogotá– Colombia.
15. Deberes de la Empresa como responsable y encargado del tratamiento
El artículo 17 de la ley 1581, establece los siguientes deberes para LA EMPRESA, como
Responsable del Tratamiento de los datos de los titulares de los mismos : a. Garantizar al
Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; b. Solicitar
y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización
otorgada por el Titular; c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la
recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada
d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; e. Garantizar que
la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta,
actualizada, comprobable y comprensible; f. Actualizar la información, comunicando de
forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos
que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidasnecesarias para que la
información suministrada a este se mantenga actualizada; g. Rectificar la información
cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento; h.
Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo
Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley. i. Exigir
al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad
y privacidad de la información del Titular; j. Tramitar las consultas y reclamos formulados
en los términos señalados en la ley; k. Adoptar un manual interno de políticas y
procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la
atención de consultas y reclamos; l. Informar al Encargado del Tratamiento cuando
determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya
presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.; m. Informar a solicitud
del Titular sobre el uso dado a sus datos; n. Informar a la autoridad de protección de datos
cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la
administración de la información de los Titulares. o. Cumplir las instrucciones y
requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
El artículo 18 de la ley 1581, establece los siguientes deberes para LA EMPRESA, como
Encargado del Tratamiento de los Datos Personales del Titular, sin perjuicio de las demás
disposiciones previstas en dicha ley y en otras que rijan su actividad: a. Garantizar al Titular,
en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; b. Conservar la
información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración,
pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; c. Realizar
oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos; d. Actualizar la
información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días
hábiles contados a partir de su recibo; e. Tramitar las consultas y los reclamos formulados
por los Titulares en los términos señalados en la ley y en este Manual; f. Adoptar un manual
interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento dela ley y,
en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
g. Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se
regula en la ley; h. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial”
una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales
relacionados con la calidad del dato personal; i. Abstenerse de circular información que esté
siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la
Superintendencia de Industria y Comercio; j. Permitir el acceso a la información únicamente
a las personas que pueden tener acceso a ella; k. Informar a la Superintendencia de
Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan
riesgos en la administración de la información de los Titulares; l. Cumplir las instrucciones
y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
16. Medidas de seguridad aplicadas al tratamiento de las bases de datos
Se protege la información mediante mecanismos que conservan su seguridad,
confidencialidad, integridad y disponibilidad, para impedir su adulteración, pérdida,
consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento utilizando los siguientes mecanismos:
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
• Protección de acceso a los datos mediante contraseñas y roles de diferentes niveles de
autoridad.
• Aseguramiento del nivel de complejidad de las contraseñas de los usuarios
17. Prohibiciones
En desarrollo de esta norma de seguridad de la información personal, se establecen las
siguientes prohibiciones y sanciones como consecuencia de su incumplimiento.
• La empresa DLK S.A.S prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación,
almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible sin
autorización del titular del dato personal y/o de la empresa DLK S.A.S.
• Incurrir en esta prohibición por parte de los empleados de la empresa DLK S.A.S
acarreará las sanciones a que haya lugar de conformidad con la ley.
• La empresa DLK S.A.S prohíbe la cesión, comunicación o circulación de datos
personales, sin el consentimiento previo, escrito y expreso del titular del dato o sin
autorización de la empresa DLK S.A.S. La cesión o comunicación de datos personales
deberá ser inscrita en el registro central de datos personales de la empresa DLK S.A.S y
contar con la autorización del custodio de la base de datos.
• La empresa DLK S.A.S prohíbe el acceso, uso, cesión, comunicación, tratamiento,
almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible que
llegaren a ser identificados en un procedimiento de auditoría en aplicación de lanorma
sobre el buen uso de los recursos informáticos de la empresa y/u otras normas expedidas
por la empresa DLK S.A.S para estos fines.
Los datos sensibles que llegaren a identificarse en el proceso de auditoría, serán
informados al usuario del recurso informático, con el fin de que este proceda a eliminarlos;
de no ser posible esta opción, la empresa DLK S.A.S procederá a eliminarlos de manera
segura.
• La empresa DLK S.A.S prohíbe a los destinatarios de esta Norma cualquier tratamiento
de datos personales que pueda dar lugar a alguna de las conductas descritas en la ley de
delitos informáticos 1273 de 2009. Salvo que se cuente con la autorización del titular del
dato y/o de la empresa DLK S.A.S, según el caso.
• La empresa DLK S.A.S prohíbe el tratamiento de datos personales de niños y
adolescentes menores de edad. Todo tratamiento que se llegare a hacer respecto de los
datos de los menores, se deberán asegurar los derechos prevalentes que la Constitución
Política reconoce a estos, en armonía con el Código de la Infancia y la Adolescencia. En
casos de tratamiento de estos datos la autorización deberá ser otorgada por los
representantes legales, según el caso.
18. Designación de dependencia o persona encargada del trámite para que el titular
de los datos ejerza sus derechos de peticiones, consultas y reclamos.
La responsabilidad en el adecuado tratamiento de los datos personales al interior de La
empresa DLK S.A.S, está en cabeza de todos los empleados. En consecuencia, al interior
de cada área que maneje los procesos de negocios que involucren tratamiento de datos
personales, deberán adoptar las reglas y procedimientos para la aplicación y cumplimiento
de la presente norma, dada su condición de custodios de la información personal que está
contenida en los sistemas de información de LA EMPRESA.
La dependencia encargada de tramitar las consultas, quejas, reclamos y peticiones
relacionados con el tratamiento y protección de los datos personales de trabajadores,
clientes, proveedores, y demás titulares de los datos personales que maneja LA EMPRESA
en sus bases de datos, será el área de Contabilidad —. La persona(s) encargada(s) será(n):
—– Área de Servicio al Cliente
Sus datos de contacto son:
Teléfono: 571-6110614 en la ciudad de Bogotá
Mails: servicioalcliente@dlksa.net
Dirección: Carrera 14 86ª 45, Bogotá – Colombia
Página web:
• http://www.dlkrestaurantes.com
19. Modificación de la Política de tratamiento
La empresa DLK S.A.S informarán a los titulares de Datos en caso de presentarse cambios
sustanciales en el contenido de este Manual de Políticas de Tratamiento deDatos
Personales, referidos a la identificación del Responsable y/o Encargado y a la finalidad del
Tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la
autorización que los titulares han otorgado a la empresa DLK S.A.S Asimismo se le
comunicará a los titulares sobre dichos cambios antes o a más tardar al momento de la
implementación de las nuevas políticas.
Además, cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento de los datos personales,
LA EMPRESA obtendrá una nueva autorización de parte de los titulares.Para ello
hemos dispuesto en el sitio web de la empresa DLK S.A.S nuestros canalesweb:
• http://www.dlkrestaurantes.com
, a través de los cuales se le informará sobre el cambio y se pondrá a su disposición la
última versión de este manual o los mecanismos habilitados por LA EMPRESA para
obtener una copia de la misma.
20. Entrada en vigencia de la Política de Tratamiento
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales fue creada el día diciembre (01)
del mes de diciembre del año dos mil dieciséis (2016) y empieza a regir a partir del primero
(01) de marzo del año dos mil diecisiete (2017).
Atentamente,
CAMILO LLERAS MEJIA
DLK S.A.S
NIT. 800.095.036-4
1
POLÍTICA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y DE PROCEDIMIENTOS PARA LA SEGURIDAD
DE LA INFORMACION -TIC
• DLK S.A.S.
DICIEMBRE DE 2016
Contenido
1. OBJETIVO......................................................................................................................................... 3
2. ALCANCE.......................................................................................................................................... 3
3. LÍNEA BASE DE LA POLÍTICA ............................................................................................................ 3
3.1 RESPONSABILIDAD .................................................................................................................... 3
3.2 CUMPLIMIENTO ........................................................................................................................ 3
3.3 EXCEPCIONES ............................................................................................................................ 3
3.4 ADMINISTRACIÓN DE LAS POLÍTICAS........................................................................................ 3
4. DESCRIPCIÓN DE LAS POLÍTICAS Y ESTÁNDARES ............................................................................ 4
Generalidades ............................................................................................................................. 4
4.1 ORGANIZACIÓN DE SEGURIDAD................................................................................................ 4
Política de la organización de seguridad..................................................................................... 4
Estándares de la Política de la organización de seguridad.......................................................... 4
4.2 CLASIFICACIÓN Y CONTROL DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN.................................................... 5
Política para la clasificación y control de activos de información............................................... 5
Estándares de la Política de clasificación y control de activos de información .......................... 5
4.3 USO ACEPTABLE DE LOS ACTIVOS Y RECURSOS ........................................................................ 5
Política de Uso Aceptable de los Activos y Recursos de información......................................... 5
Estándares para el uso aceptable de los activos de información ............................................... 5
4.4 TRATAMIENTO Y GESTIÓN DEL RIESGO EN SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN...................... 11
Política del Tratamiento y Gestión del Riesgo en Seguridad de la Información ....................... 11
Estándares de la Política del Tratamiento y Gestión del Riesgo en Seguridad de la Información
................................................................................................................................................... 11
4.5 SEGURIDAD DEL PERSONAL .................................................................................................... 11
Política de Responsabilidad del Personal.................................................................................. 11
Estándares de la Política de Seguridad del Personal................................................................. 11
2
4.6 SEGURIDAD FÍSICA Y DEL ENTORNO ....................................................................................... 12
Política de Seguridad Física y del Entorno................................................................................. 12
Estándares de la Política de Seguridad Física y del Entorno ..................................................... 12
Política Seguridad de la información......................................................................................... 12
4.7 CONTROL DE ACCESO A LA INFORMACIÓN............................................................................. 13
Política de Control de Acceso a la Información......................................................................... 13
Estándares de Política de Control de Acceso a la Información ................................................. 13
4.8 GESTIÓN DE INCIDENTES DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN............................................ 14
Política de Gestión de incidentes de Seguridad de la Información........................................... 14
Estándares de la Política de Gestión de Incidentes de Seguridad de la Información................ 15
4.9 GESTIÓN DE SEGURIDAD PARA TELECOMUNICACIONES E INFRAESTRUCTURA DE TIC.......... 15
Política de Gestión de Telecomunicaciones e Infraestructura de TIC....................................... 15
Estándares de la Política de la Política de Gestión de Telecomunicaciones e Infraestructura de
TIC.............................................................................................................................................. 15
4.10 GESTIÓN DE SEGURIDAD PARA LA ADQUISICIÓN, DESARROLLO Y MANTENIMIENTO DE
SISTEMAS....................................................................................................................................... 18
Política de Adquisición, Desarrollo y Mantenimiento de sistemas........................................... 18
Estándares de la Política de Adquisición, Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas ............... 18
4.11 CUMPLIMIENTO Y NORMATIVIDAD LEGAL ........................................................................... 19
Política para el Cumplimiento y Normatividad Legal ................................................................ 19
5. DOCUMENTACIÓN RELACIONADA ................................................................................................ 20
6. DEFINICIONES................................................................................................................................ 20
7. CONTROL DE CAMBIOS ................................................................................................................. 21
3
1. OBJETIVO
Establecer las medidas organizacionales, técnicas, físicas y legales, necesarias para proteger
los activos de información contra acceso no autorizado, divulgación, duplicación, interrupción
de sistemas, modificación, destrucción, pérdida, robo, o mal uso, que se pueda producir en
forma intencional o accidental.
2. ALCANCE
Esta Política es aplicable a todos los colaboradores, consultores, contratistas, terceras partes,
que usen activos de información que sean propiedad de la organización.
3. LÍNEA BASE DE LA POLÍTICA
3.1 RESPONSABILIDAD
Es responsabilidad de la Dirección de Tecnología hacer uso de la Política de Seguridad de la
Información, como parte de sus herramientas de gobierno y de gestión, de definir los
estándares, procedimientos y lineamientos que garanticen su cumplimiento.
3.2 CUMPLIMIENTO
El cumplimiento de la Política de Seguridad de la Información es obligatorio. Si los
colaboradores, consultores, contratistas, terceras partes violan estas políticas, la organización
se reserva el derecho de tomar las medidas correspondientes.
3.3 EXCEPCIONES
Las excepciones a cualquier cumplimiento de Política de Seguridad de la Información deben ser
aprobadas por la Dirección de Tecnología, la cual puede requerir autorización de la Gerencia
de General. Todas las excepciones a la Política deben ser formalmente documentadas,
registradas y revisadas.
3.4 ADMINISTRACIÓN DE LAS POLÍTICAS
Las modificaciones o adiciones de la Política de Seguridad de la Información serán propuestas
por la Gerencia de la compañía, la Subgerencia, por medio de la Gerencia General y serán
aprobadas por la Junta Directiva. Estas políticas deben ser revisadas como mínimo una vez al
año o cuando sea necesario.
4
4. DESCRIPCIÓN DE LAS POLÍTICAS Y ESTÁNDARES
Generalidades
La información es un activo que la compañía considera esencial para las actividades de la
empresa y debe ser protegida de acuerdo con los principios de confidencialidad, integridad y
disponibilidad. A través de esta Política se difunden los objetivos de seguridad de la información
de la compañía, que se consiguen a través de la aplicación de controles de seguridad, para
gestionar un nivel de riesgo aceptable. Este documento tiene el objetivo de garantizar la
continuidad de los servicios, minimizar la probabilidad de explotar las amenazas, y asegurar el
eficiente cumplimiento de los objetivos de negocio y de las obligaciones legales conforme al
ordenamiento jurídico vigente y los requisitos de seguridad destinados a impedir infracciones y
violaciones de seguridad en DLK S.A.S.
4.1 ORGANIZACIÓN DE SEGURIDAD
Política de la organización de seguridad
La Dirección de Tecnología es responsable de definir, coordinar y controlar la gestión necesaria
para mitigar los riesgos asociados a la seguridad de la información en DLK S.A.S y reportará a
la Gerencia General, dicho comité debe contar con la presencia de personal clavey claramente
definido, con el objeto de cumplir y soportar las actividades de Seguridad de la Información.
Estándares de la Política de la organización de seguridad
• Responsabilidades para la seguridad de la información.
DLK S.A.S es el propietario de la información. Su tenencia y manejo es delegada a los gerentes
de la compañía, quienes son responsables de la custodia de la información que las
administradores generan, considerando su propósito y uso. Por ello los gerentes deben ser
conscientes de los riesgos a la que está expuesta la información a su cargo, de forma que
ejerzan frente a sus colaboradores el liderazgo apropiado para disminuirlos.
• Contacto con autoridades y grupos de interés.
DLK S.A.S debe mantener contacto con las autoridades y grupos de interés para estar al
corriente en cambios de normativa del gobierno electrónico en Colombia e identificar las
tendencias en Seguridad de la Información.
Revisión independiente en seguridad de la información. Auditoría Interna debe implementar
y ejecutar un plan interno de auditoría de seguridad de la información. Este plan debe estar
enfocado hacia la revisión de todos los requerimientos (políticas y procedimientos) de seguridad.
Los resultados deben generar un programa de seguridad, que incluya como mínimo: acciones
a realizar, tablas de tiempo y responsables. El programa debe ser aprobado por la Dirección de
tecnología y Seguridad de la Información.
Seguridad en los Accesos por Terceros. La Dirección de Tecnología debe realizar una
evaluación de riesgos para identificar el riesgo de acceso por terceros a la información de DLK
S.A.S. Cada Administrador debe verificar la implementación de acuerdos, monitorear el
5
cumplimiento de ellos y gestionar los cambios para asegurar que los servicios que se prestan
cumplen los requisitos acordados con los terceros.
4.2 CLASIFICACIÓN Y CONTROL DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN
Política para la clasificación y control de activos de información
La información debe estar inventariada y tener identificados los riesgos y exposiciones de
seguridad; con el objetivo de evitar pérdidas financieras, operativas y/o de imagen para la
compañía, la información deberá estar clasificada como secreta, restringida o general.
La información secreta y restringida debe estar soportada por un acuerdo de confidencialidad
o de no-divulgación cuando sea compartida con terceros.
Estándares de la Política de clasificación y control de activos de información
• Responsabilidad sobre los activos.
DLK S.A.S pone al servicio de los colaboradores el uso de los medios necesarios para el normal
desarrollo de las labores propias de sus respectivos cargos, para lo cual adopta y comunica las
políticas de uso aceptable, controles y medidas dirigidas a garantizar la seguridad y continuidad
del servicio que presta.
• Metodología de clasificación de activos.
Para asegurar que los activos de información reciben el nivel de protección adecuado, la
Dirección de Tecnología es responsable de definir la metodología de clasificación de activos de
información, estos se deben clasificar según la necesidad, las prioridades y el grado de
protección esperado en el manejo de los mismos.
4.3 USO ACEPTABLE DE LOS ACTIVOS Y RECURSOS
Política de Uso Aceptable de los Activos y Recursos de información
Todos los colaboradores, consultores, contratistas, terceras partes, que usen activos de
información que sean propiedad de DLK S.A.S, son responsables de cumplir y acoger con
integridad la Política de Uso Aceptable para dar un uso racional y eficiente los recursos
asignados.
Estándares para el uso aceptable de los activos de información
• Uso de los sistemas y equipos de cómputo.
La organización tiene regla de renuncia (disclaimer) que debe utilizarse al inicio de sesión en
los equipos de cómputo: “Advertencia! Este sistema (hardware, software y periféricos), así como
la información en él contenida es propiedad de la empresa y su uso está restringido únicamente
para propósitos de su negocio, reservándose el derecho de monitorearlo en cualquier momento.
Cualquier utilización, modificación o acceso no autorizado a este sistema
6
dará lugar a las acciones disciplinarias y/o legales que correspondan. El ingreso y utilización
de este sistema implica su consentimiento con esta política.”
• Correo electrónico.
La organización, como muestra del respeto por los principios de libertad de expresión y
privacidad de información, no genera a los colaboradores ninguna expectativa de privacidad
en cualquier elemento que almacene, envíe o que reciba por medio del sistema de correo
electrónico propiedad de la compañía; en consecuencia, podrá denegar el acceso a los servicios
de correo electrónico, inspeccionar, monitorear y/o cancelar un buzón de correo asignado. Las
comunicaciones por correo electrónico entre la empresa y sus públicos de interés deben
hacerse a través del correo homologado y proporcionado por la empresa. No es permitido utilizar
cuentas personales para comunicarse con los públicos de interés de la organización, ni para
transmitir cualquier otro tipo de información del negocio.
A los colaboradores que de acuerdo con sus funciones requieran una cuenta de correo, esta
se les asigna en el servidor una vez son vinculados. La Direccion de Gestión Humana y
Administrativa es responsable de informar a la Dirección de Tecnología, las vinculaciones que
requieran creación de cuenta de correo; de igual manera debe informar oportunamente los
retiros de colaboradores para la suspensión de este servicio.
Esta cuenta estará activa durante el tiempo que dure la vinculación del colaborador con la
Compañía, excepto en casos de fuerza mayor o mala utilización que eventualmente puedan
causar la suspensión o cancelación de la misma. Una vez se produzca la desvinculación de la
persona, la cuenta será dada de baja en el servidor mediante una solicitud enviada a la mesa
de servicios.
La capacidad máxima para almacenamiento de correo electrónico está definida por la Dirección
de Tecnología y depende del tipo de usuario. No obstante, en caso de necesidades especiales,
el interesado podrá solicitar la ampliación de la capacidad. De igual manera, en caso de
necesidad (por razones del negocio o técnicas), las capacidades máximas de los buzones
podrán ser modificadas unilateralmente por parte de la compañía.
El sistema de monitoreo filtrará los archivos anexos a los mensajes de correo electrónico, para
verificar la ausencia de virus. La entrega de todo mensaje a su destinatario final está sujeta a
que esta comprobación sea exitosa.
La organización tiene regla de renuncia (disclaimer) que debe utilizarse siempre en los
mensajes.
Para evitar reclamaciones legales todos los usuarios de correo de la empresa tienen que
hacer pública la renuncia de responsabilidad legal por el envío de la información.
El disclaimer aprobado es:
La información contenida en este mensaje y en sus anexos es estrictamente confidencial. Si
usted recibió por error esta comunicación, por favor notificar inmediatamente esta circunstancia
mediante reenvío a la dirección electrónica del remitente y bórrela puesto que su uso no
autorizado acarreará las sanciones y medidas legales a que haya lugar. La empresa nose hace
responsable por la presencia en este mensaje o en sus anexos, de algún virus o malware que
pueda generar o genere daños en sus equipos, programas o afecte su información.
7
“The information contained in this message and its attachments is strictly confidential. If you
received this communication in error, please immediately notify the sender of the situation by
replying it to sender email address and delete this message as its unauthorized use shall
derive in applicable penalties and legal actions.. The Company is not liable for the presence of
any virus or malware in this message or its attachments that cause or may cause damage to
your equipment, software or that affects your information.”
El buzón de correo es personal e intransferible y corresponde al colaborador velar por la
seguridad protegiendo su clave de acceso. El usuario es el único responsable por el buen uso
de su cuenta de correo electrónico. En consecuencia, al aceptar el buzón otorgado por la
organización, el usuario se compromete a:
➢ Respetar la privacidad de las cuentas de otros usuarios del servicio, tanto dentro como fuera
de la red corporativa. El usuario no podrá utilizar identidades ficticias o pertenecientes a otros
usuarios para el envío de mensajes.
➢ El colaborador titular de correo o cuenta asignada por la organización, usará el correo
electrónico para enviar y recibir mensajes necesarios para el desarrollo de las labores propias
de su cargo o de las investigaciones que tenga asignadas; las únicas áreas autorizadas para
el envío de correos masivos son la Áreas de Mercadeo y Administrativas de Asuntos
Corporativos (a través de la gerencia Operativa y Administrativa) y la Dirección de Tecnología.
Otras necesidades de comunicación masiva deben ser aprobadas por las direcciones de
Tecnología y Comunicaciones:
➢ El uso del correo electrónico propiedad de la compañía deberá ser usado solamente para
fines propios a la organización. En su uso el colaborador actuará siempre con respeto y cortesía;
no podrá crear, distribuir o reenviar mensajes que ofendan la dignidad, intimidad y buen nombre
de las personas, de las instituciones, o para realizar algún tipo de acoso, difamación, calumnia,
con intención de intimidar, insultar o cualquier otra forma de actividad hostil; de igual forma se
prohíbe difundir ideas políticas, religiosas, propagandas entre otros.
➢ La compañía se abstiene de enviar o recibir los mensajes de sus usuarios con contenido
impropio, difamatorio, ilícito, obsceno, indecente o que contengan difusión de noticias sin
identificar plenamente su autor; adicionalmente, los colaboradores no podrán enviar anónimos,
propagandas o literatura de cualquier índole, encuestas, concursos, esquemas piramidales,
cartas en cadena, mensajes no deseados, o cualesquiera que contenga mensajes duplicativos
o no solicitados, u otra información ajena a las labores que desempeñan en su cargo.
➢ Los colaboradores de la compañía se abstendrán de utilizar la cuenta para el envío o
reenvío de mensajes spam (no solicitados, no deseados o de remitente desconocido,
habitualmente de tipo publicitario, enviados en grandes cantidades), hoax (es un intento de
hacer creer que algo falso es real), con contenido que pueda resultar ofensivo o dañino para
otros usuarios (como virus o pornografía), o que sea contrario a las políticas y normas
institucionales.
➢ Evitar el envío desde su buzón de elementos (textos, software, música, imágenes o
cualquier otro) que contravengan lo dispuesto en la legislación vigente y en los reglamentos
internos, sobre propiedad intelectual y derechos de autor. En especial, es necesario evitar la
distribución de software que requiera licencia, claves ilegales de software, programas para
romper licencias (crackers), y en general, cualquier elemento u objeto de datos sin permiso
específico del autor cuando este sea requerido. La violación de esta obligación origina
automáticamente la suspensión del servicio y puede ser causa de sanciones al usuario, con
perjuicio de las responsabilidades que eventualmente puedan surgir ante la ley.
➢ Realizar mantenimiento periódico de su correo, cuando el sistema le haga advertencias de
espacio disponible. Estas advertencias se realizan varias veces, por lo que debe estar atento e
informar a la mesa de servicios informáticos, cuando requiera la depuración del mismo.
➢ Utilizar la cuenta de correo electrónico corporativa para fines laborales, de investigación y
los estrictamente relacionados con las actividades propias de su trabajo. Los colaboradores
8
deben evitar usar el buzón de correo electrónico para fines comerciales diferentes a los que
sean relativos al interés de la empresa.
➢ El colaborador debe depurar mensualmente el contenido del buzón de entrada en el servidor
para evitar que los mensajes permanezcan en él un tiempo excesivo que conduzca a la
congestión o al bloqueo del mismo.
➢ Respetar la privacidad de las cuentas de otros usuarios del servicio, tanto dentro como fuera
de la red corporativa.
➢ Evitar el envío de respuestas con copia a todos los destinatarios de un mensaje recibido, y
en particular cuando se trata de mensajes que originalmente hayan sido dirigidos a un grupo
grande de usuarios; salvo cuando se trate de una respuesta que por su naturaleza o contenido
necesariamente requiera ser conocida por todos ellos.
➢ Evitar abrir mensajes no esperados que contengan archivos adjuntos, aunque provengan
de personas conocidas. Podría tratarse de un virus. En particular, no abrir mensajes cuyo asunto
contenga palabras en inglés a menos que lo esté esperando.
➢ En lo posible, es necesario evitar usar letras mayúsculas, especialmente en el campo de
“Asunto:”, al igual que el uso excesivo de signos de exclamación (&, %, $, #, ?, ¡, !, ¿), esto
puede hacer que los sistemas de correo lo identifiquen como correo no deseado o spam, y el
mensaje posiblemente no llegue al destinatario, o llegue con identificación de correo no
solicitado.
➢ Si utiliza el servicio de correo a través del sitio web de la empresa, se recomienda que no
deje mensajes almacenados por mucho tiempo en el servidor de correo. Tenga presente
descargarlos con frecuencia, preferiblemente a diario. Tenga en cuenta que el tamaño de su
buzón de correo es limitado; una vez superado este tope, el sistema no le procesará más
correos. Elimine mensajes si lo necesita y vacíe la papelera siempre que sea posible.
• Navegación en Internet.
El uso de Internet debe estar destinado exclusivamente a la ejecución de las actividades de la
organización y deben ser utilizados por el colaborador para realizar las funciones establecidas
para su cargo, por lo cual la compañía definió los siguientes parámetros para su uso:
➢ El colaborador debe abstenerse de descargar programas que realicen conexiones
automáticas o visores de sitios clasificados como pornográficos y la utilización de los recursos
para distribución o reproducción de este tipo de material, ya sea vía web o medios magnéticos.
➢ La descarga de música y videos no es una práctica permitida.
➢ Evitar el uso de servicios descarga de archivos como: KaZaA, Emule, LimeWire, Morpheus,
GNUtella o similares.
➢ Las salas de video-conferencia de la organización deben ser de uso exclusivo paraasuntos
relacionados con la empresa. Cualquier excepción a esta política debe ser autorizada por la
Dirección de Tecnología.
➢ Abstenerse de usar sitios que salten la seguridad del servidor de acceso a Internet (proxy).
➢ El uso con fines comerciales, políticos, particulares o cualquier otro que no sea el laboral
y que dio origen a la habilitación del servicio, no está permitido.
➢ Evitar coleccionar, almacenar, difundir, transmitir, solicitar, inducir o incitar en cualquier
forma actos ilegales, inmorales, engañosos y/o fraudulentos es una responsabilidad de los
colaboradores de la organización; así como también amenazas, abusos, difamaciones, injurias,
calumnias, escándalos, actos obscenos, pornográficos, profanos, racistas, discriminatorios,
actos que invadan la privacidad de los demás u otro tipo de materias,informaciones, mensajes
o comunicaciones de carácter ofensivo.
➢ Los colaboradores no deberán coleccionar, almacenar, divulgar, transmitir o solicitar
cualquier material, información, mensaje o comunicación que pueda infringir o violar cualquier
patente, derechos de autor, marcas, secretos empresariales o cualquier otro derecho intelectual
de otra persona.
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➢ Abstenerse de coleccionar, almacenar, divulgar, transmitir o solicitar cualquier material,
información, mensaje o comunicación que viole la ley o de la cual puedan surgir
responsabilidades u obligaciones de carácter criminal o civil bajo cualquier ley estatal, local,
nacional o internacional; incluyendo, pero no limitado, las leyes y regulaciones de control y
exportación de Colombia y de los decretos sobre fraudes de computación.
➢ Coleccionar, almacenar, divulgar, transmitir o solicitar información personal (incluyendo sin
limitación alguna, información biográfica, habitacional, social, marital, ocupacional, financiera,
y de salud) sobre otros usuarios, sin su consentimiento o conocimiento, son prácticas no
permitidas por la compañía.
➢ Los colaboradores se deben abstener de coleccionar, divulgar, transmitir o solicitar
programas de computación dañinos, virus, códigos, expedientes o programas.
➢ Hacer ofertas fraudulentas de compra o venta, así como también, conducir cualquier tipo de
fraude financiero, tales como "cartas en cadena" o "las pirámides", son faltas se constituyen
como violaciones a esta Política.
➢ No está permitido personificar o intentar personificar a otra persona a través de la utilización
de encabezados falsificados u otra información personal.
➢ Hacer o intentar hacer, cualquier cosa que afecte desfavorablemente la habilidad de utilizar
el servicio de internet por otros usuarios, incluyendo sin limitación alguna, "negación de
servicios", ataques contra otros sistemas o contra el anfitrión de redes u otros usuarios, se
constituye como una violación a esta Política.
• Uso de herramientas que comprometen la seguridad.
Hacer o intentar hacer, sin permiso del dueño o del anfitrión del sistema o de la Dirección de
Tecnología, cualquiera de los siguientes actos:
o Acceder el sistema o red.
o Monitorear datos o tráfico.
o Sondear, copiar, probar firewalls o herramientas de hacking.
o Atentar contra la vulnerabilidad del sistema o redes.
o Violar las medidas de seguridad o las rutinas de autenticación del sistema o de la red.
• Recursos compartidos.
El uso de carpetas compartidas en los equipos de cómputo de los usuarios es una práctica que,
aunque puede ser una herramienta útil de trabajo, tiene implícitos algunos riesgos que pueden
afectar los principios de confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, por lo
tanto su uso y aplicación debe ser controlado. Con este propósito la organización define los
siguientes lineamientos para su uso seguro:
➢ Se debe evitar el uso de carpetas compartidas en equipos de escritorio.
➢ Los administradores de la red establecen e implementan, en los casos aprobados, la
configuración de acceso a la carpeta, previo requerimiento formal de la misma a través de la
Mesa de Servicios.
➢ El usuario que autoriza y dispone el recurso compartido es el responsable por las acciones
y los accesos sobre la información contenida en dicha carpeta.
➢ Se debe definir el tipo de acceso y los roles estrictamente necesarios sobre la carpeta
(lectura, escritura, modificación y borrado).
➢ Debe tenerse claramente especificado el límite de tiempo durante el cual estará publicada
la información y compartido el recurso en el equipo.
➢ Si se trata de información confidencial o crítica para la empresa, deben utilizarse las
carpetas destinadas para tal fin en el servidor de archivos de usuarios, para que seanincluidos
en las copias diarias de respaldo de información o implementar herramientas para el respaldo
continuo de información sobre dichos equipos.
➢ El acceso a carpetas compartidas debe delimitarse a los usuarios que las necesitan y deben
ser protegidas con contraseñas.
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➢ No se debe permitir el acceso a dichas carpetas a usuarios que no cuenten con antivirus
corporativo actualizado.
• Sitios Web para compartir documentos.
El dueño del sitio será el responsable de la seguridad del mismo y del acceso a la información
que se encuentra alojada.
o El dueño del sitio será el responsable de otorgar los permisos requeridos.
o El dueño del sitio definirá un delegado que tengan control total sobre el sitio, a manera de
contingencia, para la asignación de los permisos requeridos en su ausencia.
• Computación en nube.
Ninguna información de DLK S.A.S podrá utilizar tecnologías de computación en nube si no
está previamente autorizado por la Dirección de Tecnología.
• Uso equipos portátiles y dispositivos móviles.
Los colaboradores, contratistas y terceros se comprometen a hacer uso adecuado de los
dispositivos móviles para el acceso a los servicios corporativos de movilidad proporcionados
por la empresa, tales como escritorios y aplicaciones virtuales, correo, comunicaciones
unificadas, redes virtuales privadas (VPN), entre otros, atendiendo las siguientes directrices:
o El dispositivo móvil debe estar en el bolsillo, maletín o lugar no visible en partes públicas.
o El dispositivo móvil debe estar configurado para bloqueo automático por un tiempo de
inactividad a través de medios disponibles de configuración tales como contraseña, patrón
huella dactilar, reconocimiento de voz, entre otras.
o Uso de aplicación de antivirus.
o Uso de canales seguros y cifrados cuando se conecte a redes compartidas de acceso libre,
no seguras.
• Acceso de equipos distintos a los asignados.
o Desactivar la opción de autoguardado de contraseñas en los diferentes navegadores web.
o No dejar claves en ningún sistema de almacenamiento de información web.
o Creación de contraseñas seguras, no incluir información personal como nombres, fechas de
nacimiento, otros.
o Cerrado de sesión de escritorio virtual cuando no esté en uso.
La Dirección de Tecnología debe implementar las medidas necesarias para protección frente
al riesgo de la utilización de equipos y comunicación móvil. Se prestará especial cuidado para
asegurar que no se compromete la información del negocio, teniendo en cuenta los riesgos
que conlleva el trabajar con el equipo móvil en entornos desprotegidos.
La utilización de los servicios móviles conectados a las redes, debe tener una protección idónea.
El acceso remoto a la información del negocio a través de redes públicas usando servicios de
computación móvil, sólo debería tener lugar después de la identificación y autenticación exitosa
y con el establecimiento de los mecanismos adecuados del control del acceso.
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4.4 TRATAMIENTO Y GESTIÓN DEL RIESGO EN SEGURIDAD DE LA
INFORMACIÓN
Política del Tratamiento y Gestión del Riesgo en Seguridad de la Información
La Dirección de Tecnología, es responsable de analizar los riesgos en seguridad de la
información, con base en los objetivos de negocio y de acuerdo con la Política de Gestión de
Riesgos y con aprobación del Comité de Seguridad de la Información.
Los administradores son responsables de priorizar y realizar el tratamiento de los riesgos en
seguridad de la información de acuerdo con el apetito de riesgo de la empresa.
Estándares de la Política del Tratamiento y Gestión del Riesgo en Seguridad de la
Información
Periódicamente se debe realizar una valoración del riesgo para contemplar los cambios en los
requisitos de seguridad y la situación de riesgo, tales como cambio en los activos, las
amenazas, las vulnerabilidades y los impactos. Se debe decidir cuándo un riesgo es
aceptable, ya sea por motivos de objetivos de negocio o por costes no rentables.
Los posibles tratamientos a los riesgos identificados incluyen:
• Evitar el riesgo.
• Disminuir la probabilidad de ocurrencia.
• Disminuir el impacto.
• Transferir los riesgos.
• Retener los riesgos.
4.5 SEGURIDAD DEL PERSONAL
Política de Responsabilidad del Personal
La Direccion de Gestión Humana debe notificar a la Dirección de Tecnología todas las
novedades del personal directo e indirecto tales como ingresos, traslados, delegaciones,retiros
y vacaciones.
Estándares de la Política de Seguridad del Personal
• Seguridad previa a la contratación del personal.
Para toda persona que ingrese a la compañía, la Vicepresidencia de Gestión Humana y
Administrativa debe asegurar las responsabilidades sobre seguridad de manera previa a la
contratación. Esta tarea debe reflejarse en una adecuada descripción del cargo y en los términos
y condiciones de la contratación.
12
• Seguridad durante el contrato.
La Direccion de Gestión Humana y Administrativa debe desarrollar un programa efectivo y
continuo de concientización de protección de la información para todo el personal. También se
requiere de capacitación específica en administración de riesgos tecnológicos para aquellos
individuos que están a cargo de responsabilidades especiales de protección y los conceptos
básicos con que debe cumplir todo colaborador.
Es responsabilidad y deber de cada colaborador de DLK S.A.S asistir a los cursos de
concientización en seguridad de la información que la empresa programe y aplicar la seguridad
según las políticas y los procedimientos establecidos por la empresa.
• Finalización o cambio de puesto.
La Direccion de Gestión Humana y Administrativa debe asegurar que todos los colaboradores,
consultores, contratistas, terceras partes, que salgan de la empresa o cambien de puesto de
trabajo, hayan firmado un acuerdo de confidencialidad, cuyo cumplimiento será vigente hasta
que DLK S.A.S lo considere conveniente, incluso después de la finalización del puesto de
trabajo o del contrato.
La Direccion de Gestión Humana y Administrativa se asegurará que la salida o movilidad de los
colaboradores, contratistas o terceros sea gestionada hasta la completa devolución de todos los
activos y retirada de los derechos de acceso.
4.6 SEGURIDAD FÍSICA Y DEL ENTORNO
Política de Seguridad Física y del Entorno
El centro de procesamiento de datos y cuarto de equipos de TIC, deben de estar en áreas
protegidas físicamente contra el acceso no autorizado, daño o interferencia y deben cumplir con
las políticas de seguridad física.
Estándares de la Política de Seguridad Física y del Entorno
• Controles de acceso físico.
El acceso a áreas TIC restringidas sólo se debe permitir para:
➢ Desarrollo de operaciones tecnológicas.
➢ Tareas de aseo (monitoreado por personal de la Dirección de Tecnología).
➢ Pruebas de equipos.
➢ Almacenamiento de equipos.
➢ Implementación o mantenimiento de los controles ambientales.
• Escritorio limpio.
Política Seguridad de la información
La implementación de una directriz de escritorio limpio permitirá reducir el riesgo de acceso no
autorizado o daño a medios y documentos.
13
Los computadores deben bloquearse después de diez (10) minutos de inactividad, el usuario
tendrá que autenticarse antes de reanudar su actividad. Todos los colaboradores, consultores,
contratistas, terceras partes, deben bloquear la sesión al alejarse de su computador.
• Seguridad de los equipos.
Para prevenir la pérdida de información daño o el compromiso de los activos de información y
la interrupción de las actividades de DLK S.A.S, los equipos deben estar conectados a la toma
regulada destinada para tal fin.
• Retiro de equipos.
Se deben tener en cuenta los procesos de instalación y retirada del equipo, de tal manera que
estos se hagan de forma controlada y segura. La protección de los equipos, incluso cuando se
utilizan fuera de la oficina, es necesaria para reducir el riesgo no autorizado de acceso a la
información y para protegerlo contra pérdida o robo.
4.7 CONTROL DE ACCESO A LA INFORMACIÓN
Política de Control de Acceso a la Información
La Dirección de Tecnología, conforme la clasificación de activos de información, debe
implementar las medidas de seguridad aplicables según el caso, con el fin de evitar la
adulteración, pérdida, fuga, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
El control de acceso de datos e información sensible se debe basar en el principio del menor
privilegio, lo que implica que no se otorgará acceso a menos que sea explícitamente permitido.
Estándares de Política de Control de Acceso a la Información
• Gestión de acceso a usuarios.
La Dirección de Tecnología establecerá procedimientos formales para controlar la definiciónde
perfiles y la asignación de derechos de acceso a los usuarios, previamente definidos por la
Gerencia responsable del proceso. Dichos procedimientos deben cubrir todas las etapas del
ciclo de vida del usuario, desde su registro inicial hasta la eliminación o desactivación del registro
a quienes no necesiten el acceso. Se debe brindar atención y seguimiento especial, donde sea
apropiado, a la necesidad del control de asignaciones de accesos privilegiados.
• Registro de usuarios.
Todos los usuarios deben tener una identificación única personal o jurídica, que se utilizará para
el seguimiento de las actividades de responsabilidad individual o jurídica. Las actividades
habituales de usuario no deben ser desempeñadas a través de cuentas privilegiadas.
En circunstancias excepcionales, por beneficio de la compañía, se podrá usar un identificador
compartido, para un grupo de usuarios con trabajo específico; este debe ser autorizado y
debidamente aprobado por la respectiva Dirección de Gestión de Tecnología.
El usuario debe tener autorización de la respectiva vicepresidencia para el uso del sistema o
servicio de información. Se debe verificar que el nivel de acceso otorgado sea adecuado para
los propósitos de la empresa y conserven una adecuada segregación de funciones.
14
Adicionalmente, deben tomar y certificar la formación y así garantizar el uso adecuado del
sistema o servicio de información.
• Responsabilidades del usuario.
Una seguridad efectiva requiere la cooperación de los usuarios autorizados, quienes deben
saber sus responsabilidades para el mantenimiento de controles efectivos al acceso, en
particular, aquellos con referencia al uso de contraseñas, La Dirección de Tecnología
implementará los procedimientos necesarios que permitan controlar la creación, modificación,
desactivación y eliminación de usuarios, administración de contraseñas y permisos de acceso
a los recursos tecnológicos y a la información. Adicionalmente, es necesario implementar un
procedimiento de revisión periódica de los permisos de acceso de los usuarios.
Los colaboradores, contratistas y terceros entienden las condiciones de acceso y deben
mantener confidenciales las contraseñas personales y conservar las contraseñas de grupo
únicamente entre los miembros de este. Esta declaración puede ser incluida en los términos y
condiciones laborales. Igualmente deben cumplir las buenas prácticas en la selección y uso de
la contraseña.
• Control de acceso a la red.
Únicamente se debe proporcionar a los colaboradores el acceso a los servicios para los que
específicamente se les haya autorizado su uso. Se deben utilizar métodos apropiados de
autenticación para el control de acceso a los usuarios remotos. Se deben implantar controles
adicionales para el acceso por redes inalámbricas. Se debe establecer una adecuada
segregación de redes, separando los entornos de red de usuarios y los servicios.
• Control de acceso a las aplicaciones.
El uso de programas que puedan ser capaces de invalidar los controles del sistema y de la
aplicación, deben estar restringidos y estrictamente controlados.
Las sesiones inactivas deben cerrarse después de un período de inactividad definido y se deben
usar restricciones en los tiempos de conexión para proporcionar una seguridad adicional a las
aplicaciones de alto riesgo.
Las cuentas de usuario de herramientas o productos que vengan por omisión se deben
deshabilitar inmediatamente después de la instalación de los sistemas o software.
Las contraseñas predeterminadas por el proveedor se deben cambiar inmediatamente después
de la instalación de los sistemas o software.
La Dirección de Tecnología debe integrar las aplicaciones con el Directorio Activo.
4.8 GESTIÓN DE INCIDENTES DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
Política de Gestión de incidentes de Seguridad de la Información
Todos los colaboradores, consultores, contratistas, terceras partes, deben anotar y comunicar
cualquier punto débil que hayan observado o que sospechen que exista en los sistemas o
servicios a través de la mesa de servicios.
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Estándares de la Política de Gestión de Incidentes de Seguridad de la Información
• Notificación de eventos y debilidades de seguridad de la información.
La Dirección de Tecnología debe asegurarse de que los eventos y los puntos débiles de
seguridad de la información asociados con los sistemas de información, se comunican de forma
que sea posible emprender acciones correctivas.
Se debe establecer un procedimiento formal de comunicación de eventos de seguridad de la
información, junto con un procedimiento de respuesta y escalado de incidentes, que determine
la respuesta que debe darse cuando se recibe un informe de un evento de seguridad de la
información.
• Gestión de incidentes de seguridad de la información.
Se deben establecer responsabilidades y procedimientos para tratar los eventos y los puntos
débiles de seguridad de la información de forma efectiva. Una vez que se hayan comunicado a
través de un proceso de mejora continua, el grupo de resolución de problemas se encargará
de analizar la causa y evaluar conforme al proceso de gestión de problemas.
Cuando se detecta por primera vez un evento de seguridad de la información, puede que no
resulte evidente si dicho evento tendrá como consecuencia una acción legal. Por este motivo,
existe el peligro que se destruyan de forma intencional o accidental de las pruebas necesarias
antes de tomar conciencia de la gravedad del incidente. Se debe hacer uso de los servicios
jurídicos de DLK S.A.S y/o de la Policía en las primeras fases de cualquier acción legal que se
esté considerando, así como asesorarse de las pruebas necesarias.
Cuando una acción contra una persona u organización, después de un incidente de seguridad
de la información, implique medidas legales (tanto civiles como penales), deberían recopilarse
pruebas, que deberían conservarse y presentarse de manera que se ajusten a las normas
legales vigentes. A la hora de la recopilación de las pruebas, se preservará la cadena de
custodia y se utilizarán herramientas y procedimientos aceptados de análisis forenses.
4.9 GESTIÓN DE SEGURIDAD PARA TELECOMUNICACIONES E
INFRAESTRUCTURA DE TIC
Política de Gestión de Telecomunicaciones e Infraestructura de TIC
La Dirección de Tecnología debe proveer el funcionamiento correcto y seguro de las
instalaciones de procesamiento de la información y medios de comunicación, a través de una
Gestión de Telecomunicaciones e Infraestructura de TIC efectiva y eficiente.
Estándares de la Política de la Política de Gestión de Telecomunicaciones e
Infraestructura de TIC
• Procedimientos y responsabilidades de operación.
La Dirección de Tecnología debe definir y documentar claramente las responsabilidades para el
manejo y operación de instalaciones de computadores y redes, apoyadas por instrucciones
operacionales apropiadas incluyendo procedimientos de respuesta en caso de incidentes.
16
La Dirección de Tecnología debe definir controles que garanticen la apropiada operación
tecnológica. Estos controles deben incluir como mínimo los siguientes procedimientos:
➢ Copias de seguridad.
➢ Verificación de cintas.
➢ Recuperación de datos y reversión de cambios.
➢ Administración de sistemas de antivirus.
➢ Administración de usuarios y contraseñas.
➢ Administración de acceso a los recursos.
➢ Administración de acceso remoto.
➢ Medición de desempeño.
➢ Capacidad y disponibilidad de los recursos de TI.
➢ Gestión de pistas de auditoria y sistemas de registro de información.
➢ Aseguramiento de plataformas.
• Gestión del Cambio.
La Dirección de Tecnología debe implementar los controles necesarios que permitan garantizar
la segregación de funciones y un adecuado seguimiento a los cambios efectuados alos activos
críticos de TI. La documentación debe incluir, entre otros:
o Persona que solicita el cambio.
o Responsable de autorización.
o Descripción del cambio.
o Justificación del cambio para el negocio.
o Lista de chequeo para evaluación de riesgos, sistemas y/o dispositivos comprometidos.
o Nivel de impacto.
o Pruebas, aprobación revisiones de post-implementación.
o Capacitación, cuando sea necesario.
• Segregación de funciones.
Las tareas y responsabilidades propias de gestión de tecnología, se deben segregar para
reducir e impedir las oportunidades de acceso no autorizado a la red y cualquier modificación
o mal uso de los activos de los sistemas de información. Se prestará especial cuidado que una
persona no pueda por si misma acceder, modificar o utilizar los activos, sin previa autorización.
• Separación de Ambientes.
Cuando aplique los ambientes de desarrollo, pruebas y producción deben estar separados para
reducir los riesgos de acceso o cambios no autorizados, prevenir fallos e implementar controles.
• Planificación y Aceptación.
Se deben definir los requisitos de capacidad futura, con el fin de reducir el riesgo a una
sobrecarga del sistema. Los requisitos operativos de sistemas nuevos se deben establecer,
documentar y probar antes de su aceptación. Los requisitos de restitución para los servicios
apoyados por diferentes aplicaciones se deben coordinar y revisar frecuentemente. Los
administradores de TI deben estar alerta a los riesgos asociados a estas tecnologías, así mismo
considerar la toma de medidas especiales para su prevención o detección.
• Protección contra el código malicioso.
La Dirección de Tecnología debe implementar controles de detección, prevención y
recuperación para la protección frente al código malicioso. Los usuarios deben ser conscientes
de los peligros de los códigos maliciosos. En DLK S.A.S no está permitido el uso de software
no licenciado y su instalación en cualquiera de los equipos de la compañía.
17
• Copias de seguridad.
Se deben hacer copias de respaldo de la información y del software. Para garantizar la
integridad y disponibilidad, se debe hacer su comprobación regular de los mecanismos y la
información en conformidad con la política de respaldo acordada, conservando los niveles de
confidencialidad requeridos. La Dirección de Gestión de Tecnología debe almacenar las copias
de seguridad por fuera de las instalaciones de DLK S.A.S con el fin de garantizar su
recuperación en caso de un evento mayor en la sede principal.
• Gestión de seguridad en las redes.
Se le debe dar atención especial al manejo de la seguridad en redes, la cual puede extenderse
más allá de los límites físicos de DLK S.A.S. Procedimientos y medidas especialesse requieren
para proteger el paso de información sensible a redes de dominio público. La Dirección de
Tecnología debe garantizar que los proveedores de servicios de red implementanmedidas en
cumplimiento con las características de seguridad, acuerdos de niveles de servicioy requisitos
de gestión.
Se deben establecer controles especiales para salvaguardar la integridad y confidencialidad de
los datos que pasan por redes públicas o redes inalámbricas y para proteger los sistemas y
aplicaciones conectadas, igualmente se debe garantizar la disponibilidad de los servicios de red
y computadores conectados.
• Servicios de Comercio Electrónico.
Se debe realizar una evaluación para identificar el riesgo asociado con el uso de servicios de
comercio electrónico, incluyendo las transacciones en línea y los requisitos para los controles.
Se debe considerar la integridad y la disponibilidad de la información publicada
electrónicamente a través de sistemas disponibles al público.
• Monitoreo de uso del sistema.
El nivel de monitoreo necesario para los servicios se determinará mediante una evaluación de
riesgos. DLK S.A.S cumplirá los requisitos legales que se apliquen en sus actividades de
monitoreo.
Se deben registrar las actividades tanto del operador como del administrador del sistema. Las
actividades a monitorear incluyen: operaciones privilegiadas, acceso no autorizado y alertas o
fallas del sistema, entre otras.
• Registros de Auditoría.
Se deben elaborar y mantener durante un período acordado, los registros de auditoría de las
actividades de usuario, de operación y administración del sistema.
• Protección de la información de registro.
Los servicios y la información de la actividad de registro se deben proteger contra el acceso o
manipulación no autorizados.
• Tratamiento de medios con información.
Se deben controlar los medios y proteger para prevenir la revelación, modificación, eliminación
o destrucción no autorizada de los activos y la interrupción de las actividades del negocio.
La Dirección de Tecnología debe implementar los controles que permitan garantizar que la
eliminación de cualquier dispositivo o componente tecnológico que contenga información
sensible, sean destruidos físicamente, o bien que la información sea destruida, borrada o
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sobrescrita, mediante técnicas que no hagan posible la recuperación de la información original,
en lugar de utilizar un borrado normal o formateado.
• Sincronización de relojes.
Los relojes de los sistemas dentro de DLK S.A.S deben estar sincronizados con un tiempo
acordado. Debe establecerse según una norma aceptada, por Ej. PST o un tiempo normalizado
local.
4.10 GESTIÓN DE SEGURIDAD PARA LA ADQUISICIÓN, DESARROLLO Y
MANTENIMIENTO DE SISTEMAS
Política de Adquisición, Desarrollo y Mantenimiento de sistemas
La Dirección de Tecnología debe proveer medidas de seguridad en sistemas de información
desde la fase de requerimientos, y deben ser incorporados en las etapas de desarrollo,
implementación y mantenimiento.
Estándares de la Política de Adquisición, Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas
• Requerimientos de seguridad de los sistemas.
La Dirección de Tecnología debe asegurar que todas las actividades relacionadas con el
desarrollo y mantenimiento de sistemas de información, consideren la administración de los
riesgos de seguridad. Todos los requerimientos de seguridad se deben identificar durante la
etapa de requerimientos, al igual que justificar, acordar y documentarse, como parte de todo el
proyecto del sistema de información.
• Seguridad de las aplicaciones del sistema.
Se deben desarrollar estándares que indiquen cómo se deben asegurar los diferentes sistemas,
aplicaciones y desarrollos, para minimizar la aparición de errores, pérdidas y modificaciones no
autorizadas o usos indebidos en la información de las aplicaciones.
Se deben diseñar controles adecuados en las aplicaciones, para garantizar un correcto
procesamiento. Se debe incluir la validación de los datos introducidos, el procesamiento interno
y los datos resultantes.
Las aplicaciones que se desarrollen en DLK S.A.S deben cumplir unos requerimientos mínimos
de seguridad, conforme a las buenas prácticas en seguridad de la información y a esta política
de seguridad. El diseño y operación de los sistemas debe obedecer a estándares de seguridad
comúnmente aceptados y la normatividad vigente.
• Seguridad de los sistemas de archivos.
Se debe controlar el acceso al sistema de archivos y al código fuente de los programas. La
actualización del software aplicativo, las aplicaciones y las librerías, sólo debe ser llevada a
cabo por los administradores.
• Seguridad de los procesos de desarrollo y soporte.
Se requiere de un control estricto en la implementación de cambios. Los procedimientos de
control de cambios deben validar que los procesos de seguridad y control no estén
19
comprometidos; igualmente deben cerciorarse de que los programadores de apoyo posean
acceso sólo a las partes en el sistema necesarias para desarrollar su trabajo, que dichos
cambios sean aprobados con un procedimiento adecuado y con la documentación
correspondiente.
4.11 CUMPLIMIENTO Y NORMATIVIDAD LEGAL
Política para el Cumplimiento y Normatividad Legal
Toda solución de servicios o infraestructura tecnológica debe garantizar que su selección está
de acuerdo con las condiciones contractuales, de legislación y regulación externa e interna, para
el debido cumplimiento de los regímenes legales a los cuales está sometida la organización.
Estándares de la Política para el Cumplimiento y Normatividad Legal
• Cumplimiento legal.
Todos los requerimientos contractuales y legales que puedan afectar los sistemas de
información de DLK S.A.S, deben definirse previamente y documentarse de acuerdo con la
metodología empleada por la empresa. Los controles específicos, medidas de protección y
responsabilidades individuales que cumplan con los requerimientos, deben así mismo definirse
y documentarse. El área jurídica de DLK S.A.S asesorará al Comité de Seguridad en dichos
aspectos legales específicos.
• Propiedad intelectual.
Se protegerá adecuadamente la propiedad intelectual de DLK S.A.S, tanto propia como la de
terceros (derechos de autor de software o documentos, derechos de diseño, marcas
registradas, patentes, licencias, código fuente, entre otros). El material registrado con derechos
de autor no se debe copiar sin la autorización del propietario.
• Protección de datos.
Los estándares de seguridad son de obligatorio cumplimiento para los colaboradores con
acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información. Deberán considerar,
los siguientes aspectos:
➢ Ámbito de aplicación del procedimiento con especificación detallada de los recursos
protegidos.
➢ Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel
de seguridad exigido por la ley.
➢ Funciones y obligaciones del personal con acceso a las bases de datos.
➢ Estructura de las bases de datos de carácter personal y descripción de los sistemas de
información que los tratan.
➢ Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante los incidentes.
➢ Procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los datos.
➢ Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto
en el procedimiento de seguridad que se implemente.
➢ Medidas a adoptar cuando un soporte o documento va ha ser transportado, desechado o
reutilizado.
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El procedimiento se mantendrá actualizado en todo momento y deberá ser revisado siempre
que se produzcan cambios relevantes en el sistema de información o en la organización del
mismo.
• Cumplimiento de políticas y normas de seguridad.
Los directivos de la compañía se deben asegurar que todos los procedimientos de seguridad
dentro de su área de responsabilidad se realizan correctamente, con el fin de cumplir las
políticas y normas de seguridad; en caso de incumplimiento se evaluaran y propondrán acciones
correctivas. Los resultados de estas revisiones serán mantenidos para su revisión con auditoria.
• Cumplimiento técnico.
Se debe comprobar periódicamente que los sistemas de información cumplen con las normas
de implementación de seguridad. Se deben realizar auditorías periódicas con ayuda de
herramientas automatizadas y se deben generar informes técnicos que reflejen la evaluación de
riesgos de seguridad de la información, las vulnerabilidades y su grado de exposición al riesgo.
5. DOCUMENTACIÓN RELACIONADA
• Código de Buen Gobierno Corporativo.
• Sistema de Gestión de la Calidad y Política Ambiental de la organización.
• Política de Gestión Humana.
• Política de Gestión de Riesgos
• Política de tecnología de información y comunicación.
6. DEFINICIONES
Para los propósitos de este documento, se definen los siguientes conceptos:
• Activo: cualquier cosa que tenga valor para la empresa.
• Amenaza: causa potencial de un incidente no deseado, que puede ocasionar daño a un
sistema o a la empresa.
• Confidencialidad: propiedad que determina que la información no esté disponible ni sea
revelada a individuos, entidades o procesos no autorizados.
• Comité de Seguridad de la Información: el Comité de Seguridad de la Información debe
establecer los criterios de dirección y control, que permitan implantar los mecanismos más
apropiados de protección de la información de DLK S.A.S, aplicando los principios de
confidencialidad, integridad y disponibilidad de la misma y de los recursos informáticos o de otra
índole que la soportan, acorde con la planeación estratégica de la empresa.
• Desastre o contingencia: interrupción de la capacidad de acceso a información y
procesamiento de la misma a través de computadoras u otros medios necesarios para la
operación normal de un negocio.
• Disponibilidad: propiedad de que la información sea accesible y utilizable por solicitud de una
entidad autorizada.
• Estándares de seguridad: son productos, procedimientos y métricas aprobadas, que definen
en detalle como las políticas de seguridad serán implementadas para un ambiente en particular,
teniendo en cuenta las fortalezas y debilidades de las características de seguridad
21
disponibles. Deben estar reflejadas en un documento que describe la implantación de una guía
para un componente específico de hardware, software o infraestructura.
• Evaluación del riesgo: proceso de comparar el riesgo estimado contra criterios de riesgo
dados, para determinar la importancia del riesgo.
• Evento de seguridad de la información: presencia identificada de una condición de un
sistema, servicio o red, que indica una posible violación de la política de seguridad de la
información o la falla de las salvaguardas, o una situación desconocida previamente que puede
ser pertinente a la seguridad.
• Integridad: propiedad de salvaguardar la exactitud y el estado completo de los activos.
• Impacto: la consecuencia que al interior de la empresa se produce al materializarse una
amenaza.
• Organización de seguridad: es una función que busca definir y establecer un balance entre
las responsabilidades y los requerimientos de los roles asociados con la administración de
seguridad de la información.
• Políticas: toda intención y directriz expresada formalmente por la dirección.
• Procesos: se define un proceso de negocio como cada conjunto de actividades que reciben
una o más entradas para crear un producto de valor para el cliente o para la propia empresa
(concepto de cliente interno de calidad). Típicamente una actividad empresarial cuenta con
múltiples procesos de negocio que sirven para el desarrollo de la actividad en sí misma.
• Procedimientos: los procedimientos son los pasos operacionales que los funcionarios deben
realizar para alcanzar ciertos objetivos.
• Riesgo: combinación de la probabilidad de un evento y sus consecuencias.
• Seguridad de la información: preservación de la confidencialidad, integridad y disponibilidad
de la información, además puede involucrar otras propiedades tales como: autenticidad,
trazabilidad (accountability), no repudio y fiabilidad.
• TI: se refiere a tecnologías de la información
• TIC: se refiere a tecnologías de la información y comunicaciones
• Vulnerabilidad: debilidad de un activo o grupo de activos, que puede ser aprovechada por
una o más amenazas.
7. CONTROL DE CAMBIOS
VERSION FECHA JUSTIFICACION DE LA VERSION
1 01/12/2016 Creación de la Política TIC

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